Dalam dunia bisnis tentunya customer service menjadi peranan penting dalam berjalannya sebuah bisnis ataupun aktivitas kerja. Hal tersebut tentunya karena peran customer service yang menjadi perwakilan perusahaan untuk memberikan informasi, layanan dan juga membantu untuk menyelesaikan masalah atau kendala yang dihadapi oleh customer. Customer service juga dapat disebut sebagai penghubung antara perusahaan dan pelanggan. 

 

Pengertian Customer Service (CS)

 

Customer service atau sering dikenal CS merupakan sebuah layanan yang ditawarkan oleh perusahaan untuk para customer, baik sebelum dan sesudah membeli produk atau jasa perusahaan. Disini customer service menjadi divisi yang akan melakukan hubungan langsung oleh para customer dalam perusahaan, sehingga customer service perlu memiliki skill yang memadai agar customer puas dengan pelayanan yang diberikan. Hal tersebut karena customer service memiliki tujuan memenuhi kebutuhan dan kepuasan customer.

 

Pelayanan yang diberikan ini tentunya dapat memberikan dampak yang berarti pada perusahaan. Seperti yang diketahui bahwa kepuasan pelanggan adalah hal yang penting dalam dunia bisnis, karena kepuasan customer dapat mendorong customer untuk membeli ulang produk atau jasa yang ditawarkan. 

 

Pada umumnya customer service akan terdiri dari beberapa individu atau kelompok, tentunya hal tersebut tergantung dari seberapa besar skala jangkauan customer dan juga jam operasional yang ditetapkan dalam perusahaan. Semakin besar customer yang dijangkau tentunya semakin banyak staff customer service yang dibutuhkan dalam perusahaan tersebut. 

 

Skill yang Harus Dimiliki Customer Service (CS)

 

Customer service merupakan peranan penting dalam sebuah perusahaan, baik buruknya pelayanan yang diberikan oleh seorang CS dapat berpengaruh terhadap perusahaan. Sehingga sebelum merekrut karyawan seorang HRD perlu mengetahui skill apa saja yang harus dimiliki oleh seorang CS atau Customer Service. Berikut ini adalah deretan skill yang harus dimiliki oleh seorang CS atau Customer Service. 

 

1. Respek (Rasa Hormat)
 

Dalam sebuah bisnis tentunya sudah tidak asing terkait semboyan “pelanggan adalah raja”. Ungkapan tersebut menggambarkan bahwa peran penting pelanggan yang harus dilayani dan dihormati seperti raja. Sehingga disini CS lah yang memiliki peran untuk melakukan pelayanan kepada pelanggan. Dalam melayani tentunya seorang CS harus memberikan respek atau rasa hormat pada karyawan dalam keadaan apapun. Untuk mencerminkan rasa hormat didapat dengan menggunakan kata-kata sopan  seperti kata maaf, tolong, dan juga terima kasih dalam interaksi sehari-hari oleh pelanggan. 

 

2. Skill Komunikasi 

 

Skill yang selanjutnya adalah skill komunikasi, skill yang satu ini merupakan skill yang penting harus dimiliki terutama seorang CS. Karena seorang CS bertugas dalam memberikan informasi dan penjelasan terkait produk yang ditawarkan, maka CS perlu memiliki skill komunikasi ini. Memiliki skill komunikasi yang baik dapat membantu meningkatkan pemahamanan pelanggan terkait informasi produk, menghindari terjadinya miskomunikasi, dan juga dapat membantu mengatasi masalah pelanggan dengan baik. 

 

Baca juga: Pentingnya Skill Komunikasi Bagi Semua Karyawan Perusahaan

 

3. Skill Pemahaman Produk 

 

Adanya pemahaman yang baik terkait produk yang ditawarkan adalah satu skilll yang harus dimiliki oleh customer service. Tentunya hal tersebut dapat membantu CS dalam memberikan informasi lengkap terkait produk yang ditawarkan. Pemahaman produk yang baik pada pelanggan dapat meningkatkan minat untuk membeli atau menggunakan produk atau jasa yang ditawarkan. 

 

4. Skill Persuasif

 

Seorang Customer service juga perlu memiliki skill persuasi agar dapat meyakinkan pelanggan untuk membeli atau menggunakan produk atau jasa yang ditawarkan. Disini agar pelanggan lebih tertarik, seorang CS meyakinkan pelanggan dengan menjelaskan manfaat dan keunggulan dari produk atau jasa yang ditawarkan. 

 

5. Skill Responsif 

 

Skill selanjutnya yang tidak kalah penting adalah skill responsif, skill ini tentunya harus dimiliki oleh setiap CS dalam perusahaan. Dibutuhkan skill yang baik dalam merespon pertanyaan dan keluhan pelanggan. Respon yang diberikan juga cepat dan tepat agar dapat menjalin hubungan yang baik pada pelanggan. 

 

6. Skill Time Management 

 

Seperti penjelasan di atas bahwa seorang CS perlu membantu pelanggan untuk menyelesaikan masalah mereka. Tentunya pelanggan yang dihadapi seorang CS tidaklah sedikit, sehingga disini seorang CS harus memiliki time management yang baik agar dapat melayani semua pelanggan mereka dengan baik tanpa ada pengecualian. 

 

7. Listening Skill 

 

Listening skill atau dapat disebut sebagai kemampuan merupakan sebuah skill yang harus dimiliki oleh seorang CS. Sebelum mengatasi masalah pelanggan tentunya seorang CS perlu mendengarkan dan memahami, masalah yang tengah dihadapi oleh pelanggan. Sehingga untuk mengatasi masalah tersebut seorang CS perlu memiliki listening skill yang baik. 

 

8. Problem Solving  

 

Kemampuan untuk menyelesaikan masalah merupakan hal penting bagi CS. Tidak dapat dihindari setiap pelanggan pasti memiliki masalah atau kendalanya masing-masing. Sehingga disini skill problem solving seorang customer service sangat diperlukan agar pelanggan merasa perusahaan memberikan layanan yang baik pada pelanggan mereka. 

 

9. Menganalisis

 

Meski sering dianggap sepele namun seorang CS juga harus dapat menganalisis, mengerti dan memahami kebutuhan dari pelanggan mereka. Analisa yang baik dapat mempercepat penyelesaian masalah pelanggan, maka pelanggan juga akan mendapatkan kepuasan karena kebutuhan atau masalah mereka dapat terselesaikan dengan cepat. 

 

10. Skill Decision Making 

 

Skill decision making adalah kemampuan dimana seseorang melakukan penilaian dan menjatuhkan pilihan melalui perhitungan. Tentunya sebagai CS skill ini sangatlah penting untuk dimiliki. Seiring dengan banyaknya masalah yang muncul dalam berbagai kondisi juga membuat seorang CS dituntut banyak mengambil keputusan untuk menyelesaikan masalah tersebut. 

 

Penutup 

 

Customer service merupakan peranan penting dalam sebuah perusahaan, sehingga HRD perlu merekrut seorang customer service yang memiliki skill seperti diatas. Dengan merekrut karyawan yang berkompeten tentu dapat membantu perusahaan agar semakin berkembang. Tentunya karyawan yang berkualitas juga dipengaruhi dari oleh HRD dalam melakukan pengelolaan karyawan. 

Agar pengelolaan karyawan dapat lebih efektif dan mudah HRD dapat menggunakan Presensi by GUGU yang memiliki banyak fitur canggih. Mulai dari laporan absensi karyawan, laporan lembur, kunjungan sales, laporan kasbon, laporan izin/cuti dan juga perhitungan payroll karyawan secara otomatis dapat ditemukan dengan menggunakan Presensi by GUGU. Dengan semua kemudahan itu tentunya dapat membantu HRD untuk melakukan pekerjaan lain. Jadi tunggu apa lagi? Daftarkan perusahaan anda sekarang juga hanya di Presensi by GUGU.