Pada dasarnya teknologi diciptakan untuk membantu mempermudah kinerja pengguna mereka. Oleh karena itu jika sebuah perusahaan dapat memanfaatkan teknologi dengan sebaik mungkin hal tersebut dapat sangat berdampak baik bagi perusahaan.
Dalam bidang HR adanya teknologi ini juga sangat membantu meningkatkan keefektifan dan efisiensi kinerja mereka sehingga HR tidak akan menghabiskan waktu kerja mereka hanya untuk menyelesaikan satu bidang kerja yang sama. Seperti dalam melakukan proses reimbursement dalam perusahaan yang semakin mudah dengan menggunakan aplikasi reimbursement online. Namun apa itu reimbursement dan apa kelebihan dari reimbursement online?
Apa Itu Reimbursement ?
Reimbursement sendiri merupakan sebuah kompensasi yang diberikan perusahaan terhadap karyawan atas biaya atau pengeluaran untuk kepentingan perusahaan dengan menggunakan uang pribadi karyawan.
Adanya reimbursement ini memiliki tujuan untuk memastikan bahwa karyawan tidak akan mengalami kerugian finansial ketika mereka harus mengeluarkan dana pribadi mereka untuk pengeluaran perusahaan.
Namun perlu diketahui bahwa tidak semua hal dapat di reimbursement, hal-hal yang dapat di reimbursement seperti biaya perjalanan dinas,biaya medis, biaya keperluan perusahaan, biaya transport, dan lain-lain.
Tentunya reimbursement ini akan memakan banyak waktu karena setiap prosesnya harus dilakukan dengan teliti. Untuk itu beralihnya perusahaan pada aplikasi reimbursement online ini sangat membantu mempermudah kinerja HR. Selain itu pelaksanaan proses reimbursement dengan menggunakan aplikasi ini juga memiliki banyak kelebihan dibandingkan dengan cara manual.
Kelebihan Aplikasi Reimbursement Online
1. Meminimalisir Kesalahan
Salah satu kelebihan dari aplikasi reimbursement online ini adalah meminimalisir kesalahan. Dalam pelaksanaan reimbursement secara manual dengan bentuk dokumen tidak menutup kemungkinan adanya kesalahan dari karyawan maupun perusahaan seperti klaim yang dilakukan 2 kali ataupun nilai yang tercatat tidak sesuai dengan invoice pembayaran.
Namun dengan adanya aplikasi reimbursement online kesalahan hitung ataupun kecurangan akan terminimalisir dengan sistem kerja yang telah terotomatisasi. Nantinya semua klaim yang diajukan oleh karyawan juga akan tersimpan dalam aplikasi dan nantinya dapat diakses secara real-time.
2. Proses Lebih Cepat
Kelebihan kedua dari aplikasi reimbursement online ini terletak pada prosesnya yang lebih cepat dibandingkan dengan cara manual. Penggunaan reimbursement online ini dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja selagi perangkat yang digunakan terhubung dengan internet. Oleh karena itu karyawan tidak perlu lagi menunggu lama proses pengajuan klaim reimbursement, disisi lain tim HR atau finance dapat melakukan approval dan verifikasi lebih mudah dan praktis.
3. Menghemat Waktu
Kelebihan yang selanjutnya dari penggunaan aplikasi reimbursement online adalah menghemat waktu. Seperti yang telah diketahui aplikasi reimbursement ini dapat dilakukan secara real-time. Sehingga disini aplikasi reimbursement ini dapat menghemat waktu baik bagi karyawan maupun pada tim pelaksana.
Disini karyawan tidak perlu datang menemui tim finance secara langsung hanya untuk mengajukan klaim reimbursement, hal tersebut karena pengajuan reimbursement dapat dilakukan secara online pada aplikasi yang telah digunakan. Selain itu tim finance juga tidak perlu lagi melakukan pemeriksaan dokumen secara manual yang tentunya akan memakan waktu yang cukup banyak, karena nantinya verifikasi dapat dengan mudah melalui aplikasi.
4. Menghemat Biaya Operasional
Selain dapat menghemat waktu, pemanfaatan aplikasi reimbursement online ini juga dapat menghemat biaya operasional yang harus dikeluarkan perusahaan. Seperti yang diketahui bahwa aplikasi reimbursement memiliki sistem kerja yang telah terotomatisasi. Hal ini pastinya akan mempercepat dan mempermudah proses pelaksanaan reimbursement. Sehingga disini perusahaan nantinya juga dapat menghemat kebutuhan tenaga kerja.
5. Mempermudah Proses Audit
Kelebihan aplikasi reimbursement online yang selanjutnya terletak pada proses audit. Hal tersebut karena nantinya riwayat pengajuan reimbursement akan tersimpan dalam aplikasi. Sehingga apabila tim audit membutuhkan bukti transaksi reimbursement karyawan, mereka akan dapat dengan mudah menemukannya.
Rekomendasi Aplikasi Klaim Reimbursement Online yang Efektif
Setelah mengetahui kelebihan dari penggunaan aplikasi reimbursement, mungkin anda bertanya-tanya terkait rekomendasi aplikasi klaim reimbursement yang efektif dan efisien bagi perusahaan.
Disini Presensi by GUGU menjadi rekomendasi aplikasi klaim reimbursement terbaik karena telah terintegrasi dengan sistem terkait pengelolaan karyawan lainnya. Dengan Presensi by GUGU nantinya karyawan menjadi lebih mudah dalam melakukan pengajuan reimbursement pada pihak perusahaan, hal tersebut karena proses pengajuan dapat dilakukan dimanapun dan kapanpun dengan menggunakan smartphone masing-masing karyawan.
Selain itu, disini tim finance nantinya juga akan semakin lebih efisien dalam memproses pengajuan reimbursement karyawan, nantinya pengajuan reimbursement tersebut dapat dimasukkan dalam payroll karyawan ataupun diberikan terpisah dengan gaji karyawan.
Aplikasi Presensi by GUGU ini tidak hanya dapat digunakan untuk melakukan proses reimbursement saja, namun Presensi by GUGU sendiri juga memiliki banyak fitur yang dapat meringankan HR dalam mengelola karyawan, mulai dari fitur laporan absensi yang disertai fitur GPS dan kamera, Laporan lembur, laporan Izin/cuti, laporan kunjungan sales, klaim beban/ reimbursement, pengajuan kasbon, hingga perhitungan payroll secara otomatis.
Tentunya semua kemudahan tersebut dapat anda nikmati hanya dengan satu aplikasi saja, yaitu dengan menggunakan Presensi by GUGU. Selain itu anda juga dapat melakukan uji coba dan konsultasi secara gratis. Jadi tunggu apa lagi? Daftarkan perusahaan anda sekarang juga!
