Seorang HR dalam perusahaan memiliki tanggung jawab yang begitu kompleks, termasuk dalam mengelola manpower planning atau perhitungan tenaga kerja karyawan. Tentunya perhitungan tenaga kerja ini merupakan hal yang penting untuk dilakukan oleh HR agar nantinya perusahaan tidak mengalami kelebihan karyawan maupun kekurangan karyawan.
Dengan kurangnya karyawan tentunya dapat menyebabkan produktivitas terganggu dan menurun sedangkan dengan kelebihan karyawan juga akan menambah pengeluaran biaya dan kinerja efektivitas kerja juga menurun. Sehingga disini sangat penting HR mengetahui kriteria dan metode yang tepat untuk menghitung tenaga kerja dalam perusahaan.
Kelompok Tenaga Kerja
Pada dasarnya tenaga kerja sendiri dibagi menjadi 2 kelompok , yaitu kelompok angkatan kerja dan bukan angkatan kerja.
Angkatan kerja ini juga dapat dikenal sebagai kelompok produktif, angkatan kerja ini merupakan kelompok individu yang sedang dalam usia kerja atau sedang mencari pekerjaan. Sedangkan kelompok Bukan angkatan kerja ini dapat dikatakan sebagai kelompok individu dalam usia kerja yang tidak bekerja, tidak mempunyai pekerjaan atau dapat disebut dengan pengangguran.
Metode Menghitung Kebutuhan Tenaga Kerja
1. Metode Keputusan Manajerial
Metode pertama yang dapat digunakan untuk menghitung kebutuhan tenaga kerja adalah dengan menggunakan metode keputusan manajerial. Dapat diketahui bahwa setiap departemen memiliki kuota tenaga kerja yang berbeda-beda sesuai dengan pengalaman dan keterampilan.
Pada umumnya cara ini nantinya akan dilakukan dengan membuat daftar kebutuhan tenaga kerja per departemen yang dilengkapi dengan keterangan jobdesknya. Setelah itu nantinya daftar tersebut akan diserahkan pada tim HR untuk ditinjau apakah disetujui atau tidak.
2. Metode Studi Kerja
Metode perhitungan kebutuhan tenaga kerja yang kedua adalah dengan menggunakan metode studi kerja. Dalam metode ini perhitungan akan dilakukan dengan menganalisis waktu kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan mempertimbangkan waktu standarnya. Hal tersebut dapat dicontohkan seperti dibawah ini:
Dalam sebuah perusahaan memiliki 50.000 unit yang harus diselesaikan dalam waktu 1 tahun. Untuk menyelesaikan satu proyek tersebut dibutuhkan waktu sebanyak 4 jam, jadi cara menghitung tenaga kerja yang dibutuhkan adalah sebagai berikut:
- Waktu standar per unit = 2.000 jam
- Waktu yang dibutuhkan = 4 jam x 50.000 proyek = 200.000 jam
Maka, total tenaga kerja yang dibutuhkan adalah 200.000 jam : 2.000 jam = 100 tenaga kerja
3. Metode Anggaran
Metode selanjutnya yang dapat digunakan dalam perusahaan adalah menggunakan metode anggaran. Sesuai dengan namanya metode ini merencanakan dasar kebutuhan tenaga pekerjaan dengan menggunakan anggaran yang ada. Metode ini dianggap lebih realistis untuk diterapkan dalam perusahaan yang sedang mengalami kondisi keuangan yang kurang baik. Hal tersebut karena dengan metode ini perusahaan akan menghitung anggaran perusahaan terlebih dahulu sebelum akan memutuskan merekrut karyawan. Jika dilihat kondisi keuangan kurang baik dan tidak memungkinkan perusahaan nantinya untuk memberikan gaji pada karyawan baru maka perusahaan tidak akan menambah karyawan.
4. Metode Trend
Metode perhitungan kebutuhan tenaga kerja ini nantinya akan menggunakan analisis dari data kebutuhan tenaga kerja dalam kurun beberapa tahun kebelakang. Disini HR tidak perlu berpikir atau menghitung dengan cara yang sulit.
Nantinya HR dapat membuat grafik sederhana untuk melihat trend penambahan jumlah karyawan dalam waktu 3-5 tahun. Dengan grafik tersebut HR dapat menggunakan tren yang sama untuk tahun berikutnya.
5. Metode Analisis Tenaga Kerja
Metode satu ini adalah metode sederhana yang dapat diterapkan dalam setiap perusahaan, nantinya disini HR dapat melakukan perhitungan karyawan dengan melakukan analisis semua hal yang berkaitan dengan tenaga kerja di perusahaan, seperti jumlah karyawan dalam perusahaan, sebaran, posisi dan jabatan dalam perusahaan, rata-rata usia karyawan, tanggung jawab karyawan, dan lain hal sebagainya.
Dengan adanya analisis ini dapat menghitung seberapa banyak pergantian karyawan karena karyawan pensiun atau habis masa kontraknya sehingga disini nantinya HR dapat menentukan banyaknya tenaga kerja yang dibutuhkan dalam sebuah perusahaan.
6. Metode Rasio
Metode selanjutnya merupakan salah satu metode perhitungan tenaga kerja dengan melakukan perbandingan faktor terukur yang dapat dipengaruhi oleh tenaga kerja seperti pendapatan atau laba perusahaan. Hal tersebut dapat dicontohkan dalam:
Jika dalam suatu perusahaan terdapat 100 karyawan dan menghasilkan pendapatan tahunan RP 100 miliar, maka rasio 1:1 atau dapat disebut 1 karyawan: Rp 1 miliar. Kemudian jika target tahun berikutnya Rp 150 miliar, maka dapat dihitung kebutuhan tenaga kerja pada tahun berikutnya adalah sebesar 50 karyawan.
7. Metode Kalkulator HR
Dalam metode ini HR akan menghitung kebutuhan tenaga kerja dengan perhitungan ketenagakerjaan, seperti tingkat turnover, tingkat retensi, biaya tenaga kerja, biaya rekrutmen, dan juga lain-lain. Dengan data tersebut nantinya HR dapat melakukan rencana perhitungan banyaknya tenaga kerja yang dibutuhkan dalam perusahaan.
8. Metode Delphi
Metode yang satu ini adalah metode perhitungan tenaga kerja dengan mengumpulkan putusan dari para pimpinan departemen, sehingga dengan metode ini dapat memakan waktu yang lebih lama. metode ini ini dilakukan dengan melalui survei pada para ahli perusahaan ataupun pada pimpinan departemen, nantinya HR akan meminta pendapat terkait pekerjaan dan pendapat mereka dalam menjalankan tugas.
Sehingga nantinya hasil survei tersebut dapat digunakan untuk menghitung dan merencanakan kebutuhan tenaga kerja dengan memperhatikan bagian yang akan dikembangkan.
Penutup
Berikut adalah beberapa metode perhitungan tenaga kerja yang dapat diterapkan dalam perusahaan anda. tentunya disini tenaga kerja merupakan komponen yang penting dan dapat menjadi pengaruh besar dalam sebuah perusahaan. Oleh karena itu penting bagi perusahaan untuk merencanakan dengan matang dalam pengelolaan tenaga kerja dalam perusahaan.
Untuk mempermudah mengelola karyawan dalam perusahaan maka disini HR dapat memanfaatkan aplikasi Presensi by GUGU. Dengan aplikasi Presensi ini HR dapat mengelola karyawan dengan mudah, mulai dari rekap data kehadiran secara otomatis, pengajuan izin/cuti, pengajuan lembur, pengajuan kunjungan sales, pengajuan kasbon, pengajuan klaim beban dan juga perhitungan payroll karyawan secara otomatis. Dengan Presensi by GUGU anda juga akan mendapatkan konsultasi dan juga uji coba 2 bulan secara GRATIS. Jadi tunggu apa lagi? Daftarkan perusahaan anda sekarang juga!
