Pengertian Aplikasi Absensi Online
Aplikasi absensi online sendiri merupakan sebuah sistem atau program yang digunakan untuk membantu proses pencatatan kehadiran dengan sistem cloud yang dapat terhubung secara realtime. Meskipun tujuan utama penggunaan aplikasi absensi online adalah untuk mempermudah pencatatan kehadiran karyawan, namun dalam pemilihan aplikasi absensi online juga perlu memperhatikan hal lain seperti fitur-fitur yang ada di dalam aplikasi tersebut. Tentunya semakin canggih dan lengkap fitur yang disediakan maka akan semakin mempermudah kinerja HR.
Tidak dapat dipungkiri bahwa kinerja HR yang banyak dapat sangat terbantu dengan sistem pada aplikasi online ini. Dengan pemanfaat aplikasi absensi online dan fitur-fitur di dalamnya pengelolaan karyawan akan jauh lebih mudah dan efektif sehingga HR dapat mengerjakan tugas lain yang mendorong kemajuan perusahaan.
Tujuan Absensi Online
Absensi merupakan hal yang wajib ada dalam sebuah perusahaan maupun instansi. Adanya absensi online sendiri memiliki tujuan untuk mendisiplinkan karyawan dalam bekerja dan juga sebagai indikator dalam proses penggajian karyawan.
Absensi karyawan tidak hanya mencatat kehadiran karyawan saja namun juga mencatat terkait jam pulang dan masuknya karyawan. Sebagian besar perusahaan menetapkan jam pulang-masuk karyawan. Sehingga disini karyawan yang terlambat akan dapat terdeteksi oleh HR.
Baca juga : Sistem Absensi Online dalam Meningkatkan Produktivitas Kerja
Fitur Penting Dalam Aplikasi Absensi Online
Agar dapat membantu mempermudah HR dalam mengoptimalkan manajemen SDM atau sumber daya manusia dalam sebuah perusahaan, HR juga perlu memilih aplikasi absensi online yang menyediakan fitur lengkap didalamnya. Namun fitur apa saja yang wajib ada dalam sebuah aplikasi absensi online? Berikut adalah deretan fitur yang wajib ada dalam aplikasi absensi online.
1. Fitur Attendance (Absensi) Secara Real-Time
Fitur utama yang harus dimiliki oleh aplikasi absensi online adalah fitur pencatatan kehadiran karyawan secara real-time. Dengan adanya fitur ini tentunya karyawan dapat melakukan absensi dengan mudah melalui perangkat mereka masing-masing yang nantinya pencatatan kehadiran tersebut akan terupdate secara langsung dalam sistem absensi karyawan.
Pihak perusahaan juga dapat melakukan analisis ataupun pengecekan kehadiran karyawan mereka kapan saja dan dimana saja, sehingga dapat mempermudah HR dalam mengelola absensi karyawan.
2. Fitur Working Schedule
Working schedule atau jadwal kerja adalah sebuah rencana pembagian waktu kerja karyawan, mulai dari jam masuk hingga jam pulang karyawan. Dalam beberapa perusahaan juga telah menerapkan sistem kerja shifting.
Agar HR dapat dengan mudah mengatur jadwal kerja karyawan, maka HR perlu mencari aplikasi absensi online yang telah dilengkapi dengan pengaturan jam kerja karyawan seperti pembagian shift karyawan.
3. Pemantauan Lokasi Karyawan
Agar perusahaan dapat menghindari kecurangan yang mungkin dapat dilakukan oleh karyawan, maka disini pencatatan kehadiran karyawan perlu dilengkapi dengan fitur GPS ataupun kamera. Dengan fitur pemantauan lokasi dengan GPS ini juga membantu memastikan bahwa karyawan benar-benar berada di lokasi kerja yang seharusnya.
4. Laporan Kehadiran
Fitur yang harus ada dalam aplikasi absensi online selanjutnya adalah fitur laporan kehadiran karyawan. Fitur ini dapat membantu HR dalam melakukan perekapan laporan kehadiran karyawan yang harus diserahkan kepada divisi lain setiap hari, minggu, ataupun bulanan. Adanya fitur laporan kehadiran yang dapat diakses secara real-time ini juga mempermudah HR dalam melakukan analisis terkait produktivitas, kedisiplinan, ataupun kehadiran karyawan.
5. Fitur Overtime (Lembur)
Fitur selanjutnya adalah fitur overtime atau lembur karyawan, dengan fitur ini tentunya karyawan dapat dengan mudah mengajukan lembur dari mana saja dan kapan saja tanpa perlu repot menemui HR terlebih dahulu karena pengajuan lembur ini dapat dilakukan melalui smartphone masing-masing karyawan. Sehingga dengan fitur ini karyawan dan HR tidak perlu khawatir bahwa lembur tidak tercatat.
6. Fitur Izin-Cuti Kerja
Fitur tidak kalah penting dalam aplikasi absensi online adalah fitur izin/cuti. Dengan adanya fitur ini dapat mempermudah karyawan dalam mengajukan permohonan izin ataupun cuti. Pengajuan cuti ini dapat dilakukan dengan mudah dimanapun dan kapanpun melalui smartphone masing-masing karyawan. Nantinya karyawan hanya perlu menunggu persetujuan HRD atas pengajuan izin atau cuti tersebut. Sehingga adanya fitur ini dapat menghemat waktu HRD maupun karyawan itu sendiri.
7. Fitur Monitoring Karyawan
Fitur yang diperlukan dalam aplikasi absensi karyawan adalah fitur monitoring karyawan. Fitur ini dapat membantu HR dalam memantau karyawan yang memiliki mobilitas yang tinggi seperti halnya tim sales. Dengan adanya fitur ini monitoring tim sales akan lebih mudah karena dapat melakukan pendeteksian dan juga mencatat kunjungan sales. Adanya fitur ini juga dapat meminimalisir kecurangan karyawan dalam menggunakan waktu kerja untuk keperluan pribadi mereka.
8. Fitur Employee Database (Database Karyawan)
Salah satu fitur penting yang harus ada dalam aplikasi absensi online karyawan adalah database karyawan. Dengan fitur ini HR dapat melakukan pengisian data diri karyawan mereka, sehingga nantinya dapat mempermudah HR dalam melakukan evaluasi kerja, pengaturan jadwal kerja, jadwal cuti hingga lokasi absensi karyawan tersebut.
9. Fitur Payroll
Mengingat fungsi dari absensi karyawan adalah sebagai komponen perhitungan gaji karyawan maka fitur payroll ini juga sangat dibutuhkan untuk mempermudah HR dalam melakukan perhitungan payroll karyawan. Fitur payroll ini telah terintegrasi dengan fitur lainnya sehingga payroll akan terhitung secara otomatis.
Rekomendasi Aplikasi Absensi Online Dengan Fitur Lengkap
Tentunya aplikasi absensi online yang baik perlu memiliki sederet fitur seperti yang disebutkan diatas. Untuk itu Presensi menjadi rekomendasi aplikasi absensi online terbaik karena aplikasi ini telah mencakup semua fitur yang dibutuhkan dalam aplikasi absensi online.
Cukup dengan aplikasi Presensi by GUGU semua pekerjaan HR akan menjadi lebih mudah. Karena Presensi by GUGU telah menyediakan semua fitur yang dibutuhkan dalam aplikasi absensi online. Sehingga HR tidak perlu lagi menggunakan berbagai aplikasi hanya untuk memanajemen karyawan dalam perusahaan. Meskipun memiliki banyak fitur canggih, namun penggunaan aplikasi Presensi tetap mudah untuk dipahami oleh orang awam bahkan orang yang tidak terlalu memahami teknologi. Dengan menggunakan aplikasi Presensi, perusahaan anda juga dapat melakukan trial 2 bulan dan konsultasi secara GRATIS. Jadi tunggu apa lagi? Daftarkan perusahaan anda sekarang juga, hanya di Presensi by GUGU!
