Absensi manual karyawan - Ketika pertama kali datang ke kantor, apa yang harus dilakukan setiap staff atau karyawan? Ya, absen. Melakukan absensi menjadi hal yang harus dilakukan setiap karyawan untuk melaporkan kehadirannya ketika tiba di kantor.
Data absensi karyawan sangat penting untuk diketahui karena berkaitan dengan administrasi seperti perhitungan pemotongan ketidakhadiran, menjamin kelancaran produksi, dan sebagainya. Salah satu cara yang digunakan adalah absensi online.
Namun jauh sebelum cara online diterapkan di berbagai kantor, absensi manual terlebih dahulu digunakan pada saat itu. Di antara absensi manual dan online dikatakan terdapat sistem fingerprint yang dianggap sangat valid karena menggunakan sidik jari sebagai alat untuk melakukan absensi karyawan.
Pengertian Absensi Manual Karyawan
Absensi manual sudah digunakan sejak lama, absensi manual dibuat ketika industri pekerjaan sadar bahwa mereka telah memiliki banyak karyawan dan membutuhkan suatu sistem untuk mengatur setiap kehadiran karyawannya.
Inilah sistem absensi manual pertama karena pada saat itu kebutuhan perusahaan hanyalah untuk mengetahui jam kehadiran para karyawan. Setelah itu, sistem ini sedikit demi sedikit berkembang dengan adanya sistem absensi ceklok yang dapat mencetak waktu kehadiran karyawan dengan lebih tepat.
Karena harus dilakukan secara adil dan konsisten, karyawan harus benar-benar datang ke kantor sebelum jam masuk atau jam kerja mereka dimulai. Dengan demikian, mereka tidak akan terlambat dan dapat bekerja dengan tepat waktu.
Kelebihan Absensi Manual Karyawan
Kelebihan yang bisa didapatkan dengan menggunakan sistem absensi manual adalah:
1. Tidak Memerlukan Pengeluaran Terkait Teknologi Absen
Karena mengandalkan tenaga sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan, sistem ini tidak menuntut pengeluaran untuk teknologi khusus seperti perangkat elektronik atau sistem perangkat lunak tertentu.
2. Penerapan yang Sederhana dan Administrasi Kecil
Dengan asumsi jumlah karyawan yang tidak besar, sistem manual mudah diimplementasikan pada kantor dan memiliki sistem administrasi yang cenderung sederhana karena setiap data nampak pada kertas atau media yang digunakan.
3. Dapat Memberikan Informasi Real Time
Karyawan akan melakukan absensi secara real time dimulai dari hari, tanggal, dan juga jam berapa karyawan tersebut melakukan absensi ketika akan masuk atau pulang kerja. Selain itu, informasi yang dimasukkan oleh karyawan tersebut sudah langsung tercetak di dalam kartu absensi yang mereka miliki.
Baca juga : 5 Fungsi Penting Aplikasi Absensi Online
Kekurangan Absensi Manual Karyawan
Meskipun sudah digunakan sejak dahulu kala, tentu saja absensi manual memiliki berbagai kekurangan.
1. Boros Pemakaian Kertas
Banyak orang tidak menyukai hal ini karena absensi manual dinilai tidak ramah lingkungan karena terlalu banyak membutuhkan kertas yang digunakan sebagai kartu absensi karyawan. Hal ini tentu berbeda dengan absensi online yang sudah tidak menggunakan kertas dan lebih ramah lingkungan.
2. Kurang Efisien dan Kurang Akurat
Data absensi diatur secara manual yang akhirnya menyebabkan data absensi karyawan menjadi tidak akurat. Hal ini bisa menjadi berbahaya ketika ada karyawan yang sengaja ingin memanipulasi data absensinya agar karyawan tersebut terlihat lebih disiplin. Bahkan akan lebih berbahaya jika ada karyawan yang berani menitip absen pada temannya agar terlihat masuk kerja namun kenyataanya tidak.
3. Waktu Mengolah Data Absensi Karyawan Lebih Lama
Bayangkan jika pihak HR harus mengelola data absensi karyawan yang banyak dalam waktu yang lama, tentu saja hal ini sangat merugikan perusahaan karena bisa dibilang pemborosan waktu. Seharusnya HR bisa memanfaatkan waktu yang ada untuk hal lainnya. Namun karena absensi masih dilakukan secara manual jadi ia harus mengalokasikan waktu yang lama untuk mengolah data absensi karyawan.
Mana yang Lebih Baik? Absensi Manual atau Absensi Online?
Lantas, lebih baik menggunakan sistem absensi manual atau absensi online? Untuk menjawab hal tersebut tentu saja ada banyak hal yang harus dipertimbangkan dengan matang terlebih dahulu. Diantaranya seperti besar atau kecilnya suatu perusahaan atau kantor, jumlah karyawan, budget yang dimiliki oleh perusahaan dan lain-lain. Namun, apabila anda ingin menggunakan sistem absensi yang lebih efisien dan juga hemat waktu maka sistem absensi online adalah jawabannya.
Disamping itu, sekarang ini sudah sangat banyak sekali sistem aplikasi absensi online yang menawarkan fitur-fitur menarik yang bisa menunjang kinerja karyawan anda. Namun, anda harus tetap waspada ketika memilih aplikasi absensi online karena tidak semua aplikasi menyediakan fitur yang sama. Jadi. anda harus memilih aplikasi absensi online yang sesuai dengan kebutuhan di perusahaan atau kantor anda.
Kemudahan absensi bisa anda dapatkan pada fitur attendance management dalam layanan Presensi by GUGU.
Presensi by GUGU juga memiliki fitur solusi lain yang bisa dimanfaatkan untuk membantu banyak pekerjaan HR.
Tertarik untuk mencoba Presensi by GUGU? Anda bisa klik disini untuk melakukan demo aplikasi bersama tim kami dan konsultasikan masalah HR anda.
