Dalam lingkungan kerja yang dinamis pengelolaan kehadiran karyawan menjadi elemen strategis dalam mendukung produktivitas dan efisiensi operasional. Tentunya sistem absensi ini menjadi elemen penting dalam manajemen karyawan, baik untuk bisnis kecil maupun perusahaan besar.
Dua sistem absensi yang seringkali dibandingkan adalah absen dengan aplikasi absensi online vs mesin absen fingerprint. Kedua sistem ini memiliki perbedaan mendasar dalam cara penggunaan yang juga memiliki dampak yang signifikan, meskipun demikian dua sistem ini memiliki tujuan yang sama yaitu mempermudah proses kehadiran.
Selama bertahun-tahun, mesin fingerprint telah menjadi metode umum dalam mencatat kehadiran karyawan. Namun, seiring perkembangan teknologi, aplikasi absensi online semakin populer dan menawarkan berbagai keunggulan. Lalu, mana yang lebih baik efisien? Dalam artikel ini akan dijelaskan secara lengkap apa saja perbedaan aplikasi absensi online karyawan vs mesin absen fingerprint.
Aplikasi Absensi Online Vs Mesin Fingerprint
Aplikasi absensi online merupakan salah satu aplikasi berbasis web atau mobile yang digunakan untuk mencatat dan mengelola kehadiran karyawan secara digital. Aplikasi ini menggantikan sistem absensi manual, seperti pencatatan di buku atau mesin fingerprint, dengan solusi yang lebih praktis dan terintegrasi.
Sedangkan fingerprint adalah perangkat biometrik yang digunakan untuk mencatat kehadiran atau mengontrol akses berdasarkan sidik jari seseorang. Teknologi ini bekerja dengan memindai, menyimpan, dan mencocokkan sidik jari pengguna untuk memastikan identitas mereka sebelum memberikan izin akses atau mencatat absensi.
Perbedaan Aplikasi Absensi Online Vs Mesin Fingerprint
Berikut adalah beberapa perbedaan aplikasi absensi online dan mesin fingerprint yang perlu Anda ketahui:
1. Proses Pencatatan Kehadiran
Letak perbedaan utama dari kedua sistem kehadiran tersebut adalah pada proses pencatatan kehadiran itu sendiri. Pada mesin fingerprint bekerja dengan memindai sidik jari karyawan yang telah terdaftar sebelumnya. Hal ini memastikan keakuratan serta keamanan dalam pencatatan kehadiran. Namun, sistem ini memiliki keterbatasan, seperti tidak berfungsi optimal jika jari dalam kondisi kotor atau basah, serta hanya dapat digunakan di lokasi tertentu, sehingga kurang mendukung kerja remote
Sebaliknya, aplikasi absensi online memungkinkan karyawan melakukan absensi melalui smartphone dengan fitur GPS dan foto diri karyawan. Sistem ini memberikan fleksibilitas lebih karena dapat digunakan dari mana saja, sehingga cocok untuk perusahaan dengan sistem kerja hybrid atau remote.
2. Sumber Daya Penggunaan
Mesin absensi memerlukan sumber daya agar dapat berfungsi dengan baik, baik itu listrik, baterai atau koneksi internet. Dalam mesin fingerprint, cara kerjanya mengandalkan listrik atau baterai untuk beroperasi, sementara aplikasi absensi online bergantung pada koneksi internet. Sehingga disini mesin fingerprint harus selalu terhubung dengan listrik atau memiliki baterai agar dapat digunakan. Namun jika terjadi pemadaman listrik atau baterai habis, perangkat tidak dapat digunakan, sehingga absensi karyawan dapat terhambat.
Disisi lain, aplikasi absensi online mengandalkan koneksi internet melalui data seluler atau WiFi. Selama perangkat terhubung dengan internet, karyawan dapat melakukan absensi kapan saja dan di mana saja, Dengan akses internet yang semakin mudah, metode ini lebih fleksibel dibandingkan fingerprint karena tidak bergantung pada daya listrik secara langsung.
3. Perangkat dalam Absensi
Perbedaan selanjutnya pada sistem pencatatan kehadiran aplikasi absensi online dengan mesin fingerprint yang selanjutnya terletak perangkat dalam absensi. Fingerprint menggunakan satu alat khusus dengan layar pemindai sidik jari. Perusahaan umumnya menyediakan satu alat untuk banyak karyawan, yang dapat menyebabkan antrian panjang saat masuk dan pulang kerja. Selain itu, perangkat ini juga memerlukan perawatan secara berkala agar tetap berfungsi dengan baik.
Sebaliknya, aplikasi absensi online tidak memerlukan perangkat tambahan karena bisa diakses melalui smartphone masing-masing karyawan. Hal ini membuat proses absensi lebih efisien tanpa perlu antri atau perawatan alat tambahan.
4. Integrasi dengan Sistem HR
Pada mesin fingerprint umumnya tidak terhubung langsung dengan sistem penggajian atau manajemen karyawan, sehingga HR harus melakukan input data secara manual, yang berisiko terjadinya human error.
Sedangkan aplikasi absensi online yang telah terintegrasi dengan sistem payroll dan HR, sehingga perhitungan jam kerja, lembur, hingga gaji dapat dilakukan secara otomatis. Tentunya dengan ini akan membantu meningkatkan efisiensi dan mengurangi resiko kesalahan dalam pencatatan data.
5. Biaya Implementasi dan Operasional
Terakhir, mesin fingerprint memerlukan investasi awal yang cukup besar, termasuk pembelian perangkat dan instalasi. Selain itu, perusahaan juga harus mengalokasikan biaya untuk perawatan dan perbaikan perangkat jika terjadi kerusakan.
Sementara itu, aplikasi absensi online cenderung lebih hemat biaya karena berbasis perangkat lunak. Perusahaan hanya perlu berlangganan layanan aplikasi tanpa perlu mengeluarkan biaya tambahan untuk perangkat keras.
Mana yang Lebih Efektif ?
Tentunya sistem absensi memiliki kelebihan dan kekurangannya sendiri-sendiri. Sehingga disini Anda perlu mengetahui secara mendalam terkait kebutuhan sistem kehadiran dalam perusahaan Anda. Jika perusahaan Anda membutuhkan sistem absensi yang fleksibel, efisien, akurat serta hemat biaya operasional dan telah terintegrasi dengan sistem HR, maka aplikasi absensi online adalah solusi yang tepat.
Presensi.co.id menjadi rekomendasi aplikasi absensi online yang dapat Anda pilih dalam perusahaan Anda. Hal ini tentunya karena aplikasi absensi dari Presensi.co.id memiliki berbagai fitur yang berkualitas terkait sistem pencatatan absensi karyawan dan telah terintegrasi dengan sistem HR.
Seperti sistem pencatatan kehadiran karyawan otomatis yang akurat dengan dilengkapi fitur GPS dan foto selfie. Selain itu Presensi.co.id juga dilengkapi sistem HR seperti pengajuan izin/cuti, lembur, kunjungan sales, reimbursement, tugas, kasbon dan juga perhitungan gaji karyawan secara otomatis.
Dengan berbagai fitur yang ditawarkan Presensi.co.id tentunnya akan sangat membantu mempermudah kinerja HR secara lebih mudah dan efisien. Untuk Anda yang tertarik menggunakan aplikasi absensi dari Presensi.co.id, Anda dapat menikmati berbagai fitur Presensi.co.id secara gratis selama 2 bulan hingga 12 bulan. Daftarkan perusahaan Anda sekarang juga, dan nikmati kemudahannya!
