Rekap laporan kehadiran karyawan merupakan salah satu tugas utama tim HR yang dilakukan dalam periode tertentu. Namun, masih banyak perusahaan yang kurang memperhatikan proses ini agar berjalan cepat, tepat, dan akurat. Salah satu alasannya adalah karena laporan absensi seringkali dianggap bukan faktor utama dalam keberlangsungan bisnis.

 

Padahal, rekap absensi yang rapi, terstruktur, dan sistematis dapat memberikan gambaran akurat mengenai pengelolaan jam kerja karyawan. Selain itu, laporan juga berperan penting dalam mendukung operasional perusahaan agar lebih efisien.

 

Sayangnya, banyak tim HR masih menghadapi kesulitan dalam menyusun laporan absensi yang rapi dan informatif. Akibatnya, risiko kesalahan input (human error) semakin besar, yang pada akhirnya dapat berdampak langsung pada karyawan dan produktivitas perusahaan secara keseluruhan. Untuk itu, mari simak pembahasan lebih lanjut terkait laporan absensi online dibawah ini!

 

Apa itu Laporan Absensi Karyawan

 

Laporan absensi karyawan merupakan sebuah kumpulan rekapitulasi data mengenai jumlah kehadiran karyawan dalam satu bulan kerja di sebuah perusahaan. Laporan ini mencatat informasi penting, seperti jam masuk, jam keluar, serta total kerja yang telah dijalankan oleh setiap karyawan. Dengan adanya laporan ini, perusahaan dapat memantau kedisiplinan serta tingkat kehadiran karyawan secara lebih sistematis. Selain itu, ketidakhadiran karyawan juga dapat terdeteksi dengan jelas, baik karena alasan sakit, izin, maupun ketidakhadiran tanpa keterangan (mangkir).

 

Kemudian, mencatat waktu kerja, laporan absensi juga dapat mencakup berbagai aspek lain, seperti keterlambatan, izin, cuti, serta lembur yang dilakukan oleh karyawan. Tentunya informasi ini sangat penting bagi tim HR dalam mengelola administrasi kepegawaian, termasuk dalam proses perhitungan gaji dan tunjangan. Data yang akurat dan terstruktur dalam laporan absensi membantu perusahaan dalam mengambil keputusan terkait kebijakan kerja serta evaluasi kinerja karyawan. 

 

Seiring dengan perkembangan industri HR, jenis dan format laporan absensi karyawan semakin beragam, disesuaikan dengan fungsi dan tujuan pembuatanya. Laporan ini dapat dibuat berdasarkan periode tertentu serta menggunakan berbagai media yang tersedia. 

Apa Saja Jenis Laporan Absensi Karyawan?

 

Untuk memastikan laporan absensi karyawan tersusun dengan rapi dan sesuai kebutuhan, berikut beberapa jenis bentuk laporan absensi yang sering digunakan oleh tim HR.

 

1. Laporan Absensi Manual
 

Laporan absensi manual adalah pencatatan kehadiran karyawan yang dilakukan secara konvensional tanpa menggunakan sistem digital. Pembuatan laporan absensi karyawan yang paling dikenal dan sering ditemui yaitu laporan absensi manual. Bentuk laporan ini cukup banyak digunakan oleh HR dalam perusahaan untuk proses pembuatan laporan absensi karyawan. Hal ini karena umumnya dalam membuat laporan ini cukup mudah karena hanya dengan menggunakan template dan rumus yang terdapat dalam Excel. 

 

Pada umumnya, laporan ini dibuat dengan mencatat jam masuk dan pulang karyawan menggunakan buku absensi, kartu ceklok, atau lembur rekapitulasi yang diisi secara manual oleh HR atau karyawan itu sendiri. Metode ini masih banyak digunakan oleh perusahaan kecil atau instansi yang belum beralih ke sistem absensi digital. 

 

Dalam laporan absensi manual, HR mengumpulkan dan memeriksa data satu persatu untuk memastikan keakuratan catatan kehadiran. Proses ini cukup memakan waktu dan berisiko terjadi kesalahan, seperti pencatatan yang tidak akurat, kehilangan data, atau bahkan manipulasi kehadiran. Selain itu, proses rekapitulasi juga memerlukan tenaga lebih karena harus dilakukan secara manual, baik dalam menghitung jam kerja, lembur, maupun ketidakhadiran karyawan. 

 

2. Laporan Absensi Manual 

 

Laporan absensi online adalah rekapitulasi data kehadiran karyawan yang dicatat dan dikelola secara digital melalui aplikasi atau sistem berbasis cloud. Berbeda dengan metode manual, sistem ini memungkinan karyawan untuk melakukan absensi menggunakan perangkat seperti smartphone atau komputer, dengan fitur tambahan seperti GPS dan selfie. Data kehadiran yang terekam secara otomatis dapat diakses kapan saja oleh HR tanpa perlu pencatatan manual, sehingga lebih akurat dan efisien. 

 

Dengan laporan absensi online, perusahaan dapat memantau kehadiran karyawan secara real-time, mengurangi risiko manipulasi data, serta mempercepat proses rekapitulasi dan penggajian. Selain itu, sistem ini biasanya terintegrasi dengan fitur lain seperti perhitungan lembur, cuti, serta izin kerja, sehingga membantu HR dalam mengelola administrasi kepegawaian dengan lebih mudah dan praktis. 

 

Salah satu solusi untuk menyusun laporan absensi online karyawan adalah dengan memanfaatkan fitur absensi online dalam aplikasi Presensi.co.id. Aplikasi ini memungkinkan HR untuk dapat membuat laporan absensi karyawan secara mandiri (self-service) tanpa proses yang rumit.

Dengan adanya template khusus seperti report untuk laporan kehadiran karyawan, payroll, dan employee, HR dapat menyusun laporan dengan lebih cepat dan akurat. Fitur ini membantu perusahaan dalam mengelola data absensi secara lebih efisien serta mengurangi resiko kesalahan dalam pencatatan kehadiran. 

 

Contoh Laporan Absensi Karyawan

  

1. Laporan Absensi Mingguan 

 

 

2. Laporan Absensi Bulanan

 

3. Laporan Absensi Tahunan 

 

 

Rekomendasi Sistem Absensi Online untuk  Perusahaan 

 

Setelah mengetahui jenis dan contoh laporan absensi yang banyak digunakan oleh tim HR, maka selanjutnya Anda juga perlu mengetahui rekomendasi sistem absensi online. Salah satu rekomendasi sistem absensi online yang membantu mempermudah tim HR untuk mengelola laporan absensi karyawan adalah Presensi.co.id.

 

Presensi.co.id adalah software HR yang memiliki berbagai fitur unggulan untuk memudahkan HR dalam mengelola administrasi karyawan, selain itu software juga memberikan kemudahan untuk karyawan melakukan absensi.

Presensi.co.id memiliki fitur seperti, pencatatan kehadiran dengan dilengkapi GPS dan selfie. Selain itu, Presensi.co.id juga telah terintegrasi dengan fitur HR lain seperti laporan absensi, pengajuan lembur, izin/cuti, kunjungan sales, reimbursement, kasbon dan juga perhitungan gaji karyawan secara otomatis. 

Dengan Presensi.co.id, juga memungkinkan HR untuk dapat lebih mudah mengatur jadwal shift kerja karyawan dan mengelola kehadiran karyawan secara real-time, kapan saja dan dimana saja. Jadi tunggu apa lagi? Daftarkan perusahaan Anda sekarang juga dengan Presensi.co.id!