Pengertian dan Tugas Sales Admin

 

Mungkin bagi sebagian orang beranggapan bahwa tugas sales adalah untuk berjualan dan menawarkan produk. Namun, apakah kalian tahu bahwa tidak semua orang dalam departemen sales di perusahaan bertugas untuk menjual dan menawarkan produk. Sales admin atau sales administrator memiliki tugas yang berbeda. Apa yang dimaksud dengan sales admin dan apa saja tugas sales administrator?

 

Baca artikel ini sampai habis untuk mengetahui peran sales admin atau sales administrator, tugas dan tanggung jawab sales admin di perusahaan.

 

Seperti namanya, sales admin atau sales administrator adalah seseorang yang mengelola hal administratif terhadap penjualan.

 

Orang yang bekerja dalam posisi ini memiliki peranan penting dalam menghasilkan prospek klien, menjawab pertanyaan seputar pelayanan, menyiapkan dokumentasi penjualan hingga membantu tim salesperson untuk melakukan penjualan (deals).

 

Apa Perbedaan Sales dan Sales Admin?

 

Lantas, apa sih perbedaan sales dan sales admin? Jika melihat dari tugasnya,  kedua posisi ini memiliki peranan yang berbeda.

 

Sales adalah orang yang turun langsung ke lapangan untuk menawarkan produk secara langsung ke pelanggan. Mulai dari menjelaskan spesifikasi produk dan manfaat yang akan diperoleh konsumen jika membeli produk tersebut.

 

Sedangkan sales admin adalah pihak yang bekerja di belakang layar dalam mengurus penjualan dan memberikan dampak positif kepada klien secara administratif.

 

Meski begitu, kedua posisi ini tetap memiliki tujuan yang sama yaitu untuk mendapatkan penjualan sebesar-besarnya bagi perusahaan.

 

Apa Saja Tugas dan Tanggung Jawab Sales Admin?

 

Ada beberapa tugas sales admin yang harus dikerjakan. Berikut ini adalah daftar tugas dan tanggung jawab yang dikerjakan oleh seorang sales admin.

 

 

• Membantu Proses Penjualan di Perusahaan

 

 

Salah satu tugas admin penjualan atau sales admin di perusahaan adalah untuk membantu dan mendukung seluruh proses penjualan langsung atau penawaran awal kepada calon pembeli atau pelanggan.

 

Saat melakukan penjualan secara langsung di toko offline maupun online (e-commerce), admin sales akan mengecek kelengkapan pesanan pelanggan dan juga akan memberikan informasi umum  berkaitan dengan produk.

 

Selain itu, sales admin juga akan membantu proses siklus sales yang datang dari berbagai kanal seperti email, telfon, aplikasi bahkan dari salesperson.

 

 

• Mengurusi Hal yang Berkaitan Dengan Pelanggan

 

 

Seorang sales admin harus mampu menjawab permintaan dan pertanyaan dari para pelanggan, baik secara langsung maupun sambungan telepon. Lebih jauh dari itu, seorang sales admin harus membuat pesanan pelanggan dan terus memperbaharui status pemesanan secara berkala.

 

Tugas yang dikerjakan ini akan dapat mengembangkan hubungan baik dengan pelanggan karena barang dan jasa yang dijual akan semakin diminati oleh pelanggan. Tugas ini lah yang biasanya dikerjakan oleh sales admin selama seharian bekerja.

 

 

• Membuat Laporan dan Catatan Penjualan

 

 

Setelah melakukan penjualan produk, sales admin juga akan membuat laporan dan catatan jumlah produk yang berhasil terjual, baik dari sisi jumlah produk, total nilai penjualan, hingga target penjualan yang telah tercapai.

 

Seluruh data laporan dan catatan sales admin ini  akan direkap dan didokumentasikan secara rapi. Setelah itu akan dikirimkan kepada bagian-bagian atau departemen lainnya  yang membutuhkan data penjualan. Laporan dan catatan sales admin ini biasanya dibuat dalam bentuk berjangka, laporan harian, mingguan, bulanan hingga tahunan.

 

 

• Melayani Kebutuhan Tim Sales atau Sales Person

 

 

Pekerjaan sales admin selain melayani pelanggan, sales administrator juga akan bertanggung jawab untuk melayani kebutuhan tim sales atau sales person. Segala hal yang dibutuhkan oleh sales person sebelum terjun ke lapangan atau menghadapi calon pelanggan harus disiapkan oleh sales admin.

 

Baca juga : 8 Rekomendasi Aplikasi Sales Lapangan Gratis Berbasis Web

 

Skill atau Keahlian yang Harus Dimiliki Sales Admin

 

Agar bisa menjalankan tugasnya dengan baik, tentunya seseorang sales admin harus memiliki keahlian yang berkaitan.

 

Di bawah ini adalah beberapa keahlian yang harus dimiliki oleh seorang sales admin:

 

1. Multitasking

 

Tugas yang dijalankan oleh seorang sales admin terbilang cukup banyak, dan tidak jarang harus bisa selesai sesuai jadwal.

 

Oleh karena itu, sales admin harus bisa bekerja dengan banyak tugas. Apabila kamu tidak bisa melakukan ini, kamu nanti akan sangat kewalahan saat bekerja. Dengan kemampuan multitasking, kamu bisa bekerja dengan baik walaupun pekerjaan yang harus diselesaikan sangat banyak.

 

2. Pandai Berkomunikasi

 

Karena pekerjaan ini berhubungan dengan pelanggan, penting untuk sales admin memiliki kecakapan saat berkomunikasi. Seorang sales admin harus bisa menggunakan bahasa yang sopan, ramah, sekaligus profesional saat bekerja.

 

Komunikasi yang baik akan memberikan kesan pada penjualan yang dilakukan. Komunikasi sales admin kepada pelanggan setidaknya berpengaruh pada citra perusahaan.

 

3. Teliti dan Fokus Dengan Pekerjaan

 

Sales admin harus teliti dan fokus saat bekerja. Sehingga pekerjaan yang dilakukan secara cepat dalam waktu singkat tidak hanya sekedar selesai, tetapi juga benar dan tepat. Kecerobohan dapat mengakibatkan data menjadi berantakan dan beresiko mengacaukan tindak lanjut dalam penjualan.

 

Oleh sebab itu, kemampuan teliti dan fokus pada pekerjaan merupakan hal yang dapat mengurangi dampak kerugian yang dialami oleh perusahaan.

 

4. Data Entry

 

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, tanggung jawab sales admin juga akan berhubungan dengan banyak data-data penjualan. Agar dapat menyelesaikan pengolahan data secara cepat dan tepat, sales admin diharuskan terbiasa untuk membuat pencatatan data yang berbasis kuantitatif maupun kualitatif.

 

Kemampuan pencatatan data yang mumpuni akan membantu sales admin untuk melakukan pekerjaannya dengan lebih cepat dan manajemen waktu kerja administrasi penjualan tetap terjaga.

 

Aplikasi Online Untuk Membantu Sales Admin

 

Penggunaan teknologi yang dapat mendukung kinerja sales admin kini telah ramai digunakan dalam berbagai jenis industri bisnis. Teknologi yang kini ramai adalah aplikasi monitoring sales terbaik, Presensi by GUGU.

 

Dengan adanya fitur sales di Presensi by GUGU, sales dapat melaporkan data kunjungan secara online tanpa harus kembali ke kantor terlebih dahulu. Sales admin juga dapat memberikan tugas ke sales untuk melakukan kunjungan ke suatu tempat.

Laporan yang sebelumnya dilakukan secara manual oleh sales admin akan dibuat secara otomatis dengan aplikasi absensi Presensi by GUGU. Sehingga dapat meminimalisir kesalahan yang dialami oleh perusahaan.