Software HR - Mengelola sumber daya manusia (SDM) bukan hanya tentang memotivasi atau mendisiplinkan karyawan, tetapi juga mengembangkan dan memberikan hak mereka. Ada juga hal-hal lain yang perlu dikelola seperti rekrutmen dan pembayaran pajak, sehingga HRD (Human Resource Department) membutuhkan penanganan yang intensif. Tanpa pengelolaan sdm yang baik, perusahaan akan kesulitan untuk berkembang dan mencapai objektifnya.
Dalam hal ini diperlukan sistem yang baik untuk membantu HRD dalam melakukan manajemen sumber daya manusia di perusahaan, terutama untuk mengurus administrasi karyawan. Sistem itu adalah HRIS atau Human Resources Information System.
HRIS atau Human Resources Information System adalah perangkat lunak untuk entry data, pelacakan data, dan informasi data kebutuhan sumber daya manusia, penggajian, manajemen, dan fungsi akuntansi dalam bisnis yang dapat dibuat secara online. Tentu hal ini akan memudahkan HRD dalam bekerja. HRIS sebenarnya sangat mudah diterapkan, HRIS kini tersedia dalam bentuk HR software atau aplikasi HRD dengan user interface yang sederhana dan berbagai fitur yang berguna.
Mengenal Software HR
Software HR adalah suatu sistem yang mampu mengolah dan menyimpan data karyawan dengan jumlah yang banyak. Data karyawan yang dimaksud adalah absensi, penggajian, pajak, dan sebagainya yang mempengaruhi performa karyawan tersebut.
Semua data tersebut terintegrasi dengan baik dalam database Software HR dan akan menghasilkan suatu informasi demi kepentingan keputusan bisnis perusahaan.
Banyak orang yang mengira bahwa dengan Software HR keluaran tercanggih masa kini dapat menggantikan staff HR.
Padahal tidak seperti itu. Posisi staff HR tidak akan tergantikan karena manusia lain selalu membutuhkan manusia lainnya dalam pengelolaan kemampuan dan pendekatan personal mereka.
Software HR memiliki tugas utama untuk membantu tim HR mengolah data dan elemen karyawan yang ada sehingga kinerja menjadi jauh lebih cepat dan cermat, bukan menggantikan.
Jadi, peran tim HR dalam perusahaan tetaplah penting dan tidak akan tergantikan.
Apa Saja Jenis-Jenis Software HR?
Karena cakupannya yang cukup kompleks dan data yang diolah sangat banyak, Software HR memiliki berbagai jenis yang berbeda dan di desain sesuai dengan kebutuhan dan tantangan yang dihadapi bisnis perusahaan.
Human Resources Information System
Human resources information system (HRIS) adalah sebuah sistem yang dirancang untuk mengelola sumber daya manusia, prosedur dan kebijakan perusahaan.
Dengan sistem ini, perusahaan akan lebih mudah untuk berbagi informasi yang mendukung kinerja perusahaan. HRIS biasanya mencakup fungsi seperti database, perekrutan, pelatihan, pelaporan sumber daya manusia dan keuntungan manajemen.
Adapun fitur yang HRIS lakukan:
- Perekrutan.
- Fungsi inti HR.
- Perancangan pelatihan.
- Workflow kinerja.
- Layanan mandiri (Self-Service).
- Laporan rutin.
Human Capital Management
Human Capital Management (HCM) mencakup unsur-unsur dari HRIS dengan pengembangan beberapa fungsi. Sistem HCM memungkinkan HRD untuk mengelola karyawan asing dari luar negeri dengan bahasa dan nilai-nilai dari mata uang yang berbeda.
Sistem HCM juga menyediakan solusi untuk perencanaan penggajian, penetapan tujuan, penganggaran, dan isu-isu lain yang berkaitan dengan kinerja karyawan. Fungsi tambahan yang dapat HCM lakukan meliputi:
- Orientasi dan pengenalan (Onboarding).
- Manajemen kinerja (Performance Management).
- Kontrol posisi.
- Suksesi.
- Perencanaan gaji.
- Management SDM global.
- Analisa data.
Human Resources Management System
Human Resources Management System (HRMS) atau sistem manajemen SDM adalah sistem yang lebih komprehensif daripada HRIS dan HCM. HRMS menjadi solusi untuk manajemen waktu dan karyawan lebih rinci.
HRMS memungkinkan perusahaan untuk mengelola penggajian dan absensi secara bersamaan. Selain itu, HRMS juga memiliki fungsi yang menyediakan alat untuk perencanaan dan evaluasi.
Fungsi HRMS mencakup HRIS dan HCM dengan tambahan pengelolaan dan perhitungan penggajian, absensi, dan evaluasi.
Apa Manfaat Dari Software HR Untuk HR dan Bisnis?
Meskipun banyak terdengar istilah asing, Software HR memiliki banyak manfaat nyata yang dapat dirasakan oleh perusahaan ketika penerapan HR Software di perusahaan mereka. Manfaat tersebut yaitu:
- Sistem Penggajian Yang Akurat
Penggajian adalah cermin bagaimana perusahaan menghargai karyawannya. Perusahaan harus berhati-hati dalam menghitung gaji karyawan, termasuk upah lembur, bonus, THR sesuai dengan kontribusi yang diberikan oleh karyawan. Perhitungan gaji yang dilakukan oleh manusia rentan terjadi kekeliruan dan manipulasi.
Namun dengan Software HR, perhitungan dan pengelolaan gaji karyawan tepat sesuai dengan kontribusi yang diberikan karyawan dan aturan yang berlaku.
- Absensi Real Time
Kehadiran karyawan atau absensi yang bekerja adalah penting bagi perusahaan. Absensi juga menjadi refleksi tingkat produktivitas dan kontribusi karyawan untuk perusahaan. HR Software mampu menampung dan memantau absensi karyawan.
Staff HRD mampu melihat kapan jam tiba karyawan di kantor secara langsung saat itu juga ketika karyawan melakukan absen pagi.
Absensi juga masih terhubung ke sistem penggajian. Karyawan akan menerima gaji sesuai dengan jam masuk setiap bulannya.
- Memudahkan Karyawan Mengajukan Cuti
Karyawan bahkan bisa mengakses HR Software untuk kepentingan mengajukan cuti atau izin, melihat data kehadiran, dan pemasukan gaji bulanan.
Karyawan tidak lagi harus membuat surat permohonan cuti ketika hendak mengajukan cuti karena sistem sudah mengotomatisasinya sesuai dengan jatah cuti karyawan.
- Penyimpanan Data Pribadi
Tidak perlu lagi untuk menuliskan data karyawan dalam sebuah dokumen tumpukan kertas yang sulit untuk dicari dan diolah.
HR Software memungkinkan untuk menyimpan data karyawan, mulai dari data pribadi, data karir, cuti, sampai data penggajian secara detail. Semua data yang tersimpan akan dijamin keamanannya dari pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.
- Efisiensi Waktu
Karena HR Software yang sederhana, perusahaan menjadi lebih hemat waktu sehingga tim HR dapat bekerja lebih efektif dan efisien.
Karyawan pun tidak perlu khawatir untuk pengajuan hal-hal administratif karena sudah terbantu dengan adanya Software HR tersebut.
- Lebih Hemat
Salah satu keuntungan menggunakan HR Software adalah mampu mengurangi biaya bisnis di berbagai bidang, baik administratif, penggajian dan perekrutan karyawan.
Dalam proses administratif dan gaji, perusahaan dapat menghemat uang karena tidak perlu menggunakan kertas sebagai medianya.
Tidak hanya itu, proses rekrutmen karyawan juga difasilitasi oleh Software HR sehingga tim HR tidak perlu menyimpan semua data calon karyawan dalam bentuk fisik karena proses perekrutan tercatat dalam sistem.
- HR Menjadi Fokus
Dalam perangkat HR Software, berbagai data yang disimpan dalam sistem akan lebih mudah dan tertata dengan rapi sesuai dengan klasifikasi.
Dengan demikian, data akan lebih mudah untuk dianalisis dan diakses dengan dalam.
Tim HR akhirnya lebih terfokus pada tujuan utamanya, yaitu untuk melihat pengembangan sumber daya manusia dalam perusahaan tanpa perlu berkutat terlalu lama dalam mencari data atau hal-hal pengurusan administratif.
- Keamanan Data Karyawan Terjamin
Sebelum menggunakan Software HR, pastinya semua data karyawan akan tersimpan secara manual dengan kertas dan tumpukan berkas. Bayangkan jika perusahaan mempunyai ratusan bahkan ribuan karyawan pasti hal tersebut akan merepotkan. Belum lagi mengenai kemungkinan dengan dokumen rusak, basah atau terbakar, hal itu bisa saja terjadi.
Tetapi dengan HR Software data karyawan akan disimpan ke cloud system. Sehingga kemungkinan data karyawan rusak, basah atau terbakar sudah pasti tidak mungkin. Hal itu membuktikan bahwa data karyawan akan lebih aman dengan menggunakan Software HR.
Kesimpulannya, Software HR memiliki peran penting dalam keberhasilan tim HR untuk mengelola sumber daya manusia dalam sebuah perusahaan.
Oleh karena itu, penting bagi manajemen untuk mencari tahu jenis Software HR apa yang tepat untuk memfasilitasi kegiatan pengembangan sumber daya manusia dan tim HR.
Rekomendasi Software HR di Indonesia : Presensi by GUGU
Tim HR dan manajemen perusahaan tidak perlu khawatir untuk memikirkan implementasi serta pemilihan HR Software untuk perusahaan.
Presensi by GUGU dengan sistem yang terintegrasi dan keamanan tingkat tinggi menjawab semua kebutuhan HR dalam perusahaan.
Dengan fitur yang lengkap dan tampilan antar muka yang gampang digunakan, HR Software rancangan dari Presensi by GUGU mampu digunakan bahkan oleh orang yang tidak begitu familiar dengan teknologi sekali pun.
Dengan demikian, tidak ada lagi keraguan bagi tim HR dan manajemen perusahaan untuk memilih Presensi by GUGU sebagai solusi untuk perusahaan. Bagaimana, apakah anda tertarik? Silahkan kunjungi halaman berikut ini untuk coba demo gratis dan konsultasi langsung dengan tim sales kami.
