Dalam setiap perusahaan memerlukan staff personalia untuk membantu mengelola karyawan yang ada dalam perusahaan tersebut. Pengelolaan karyawan memanglah identik dengan tugas HRD, namun disini staff personalia juga memiliki peran untuk mengelola karyawan.  Meskipun sama-sama mengelola karyawan, namun HRD dan staff personalia itu berbeda, Jika seorang HRD akan bersinggungan langsung dengan karyawan  maka disini staff personalia akan lebih fokus pada pengelolaan karyawan yang berkaitan dengan administrasi. 

 

Pengelolaan karyawan dalam sebuah perusahaan harus berjalan dengan baik agar nantinya aktivitas kerja dalam perusahaan juga dapat berjalan dengan baik. Sehingga dengan produktivitas yang maksimal nantinya juga dapat membawa kemajuan perusahaan itu sendiri. 

 

Pengertian Staff Personalia dalam Perusahaan 

 

Staff personalia sendiri merupakan pegawai yang direkrut oleh perusahaan untuk mengelola segala urusan yang berkaitan dengan kepegawaian dalam perusahaan tersebut. Staff personalia ini erat kaitannya dengan perencanaan, pemilihan, perorganisasian, penggajian dan juga pengelolaan terkait kepegawaian lainya. 

 

Personalia ini merupakan departemen yang bertugas untuk melaksanakan serangkaian kegiatan dalam mengelola karyawan dengan fokus kerja terkait administrasi karyawan. Seperti halnya penggajian, dokumen karyawan mulai dari data diri karyawan, surat pengunduran diri, surat pemecatan, dan juga surat paklaring. Dari fungsi personalia tersebut dapat juga disebut dengan manajemen personalia.

 

Fungsi Manajemen Personalia dalam Perusahaan 

 

Dilihat dari fungsinya, manajemen personalia dapat dibagi menjadi 2 kategori, yaitu fungsi manajemen dan fungsi operasional. Berikut adalah penjelasan lengkapnya:

 

Fungsi Manajemen Personalia 

 

Berikut adalah 4 fungsi dari manajemen personalia perlu anda ketahui :

 

1. Perencanaan (Planning)

 

Fungsi personalia yang pertama adalah sebagai perencanaan terkait program kerja yang harus dijalankan oleh para karyawan. Perencanaan yang dibuat tersebut nantinya juga harus dapat membantu perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. 

 

2. Perorganisasian (Organizing)

 

Fungsi dari manajemen personalia yang kedua adalah perorganisasian, fungsi ini nantinya akan mewujudkan tujuan perusahaan dengan mengorganisasi seluruh karyawan dengan menerapkan bagian dalam sebuah struktur organisasi yang baik. Perorganiasaian yang baik dan efektif ini nantinya akan tersusun dari berbagai hubungan antara setiap karyawan dengan divisinya. 

 

3. Pengarahan (Directing)

 

Setelah memiliki rencana dan juga organisasi untuk melaksanakan rencana tersebut, maka fungsi selanjutnya adalah pengarahan atau directing terhadap karyawan agar karyawan dapat bekerja sesuai dengan rencana yang telah dibuat sebelumnya. 

 

4. Pengawasan (Controlling)

 

Fungsi yang terakhir dari manajemen personalia adalah sebagai pengawasan terhadap kinerja karyawan dalam menjalankan rencana yang telah dibuat sebelumnya. Manajemen personalia disini akan memastikan apakah aktivitas dalam perusahaan telah terlaksana dengan baik atau belum. Sehingga nantinya dapat dilakukan feedback atas kinerja karyawan dalam perusahaan. 

 

Baca juga: 10 Aplikasi Absensi Online Android dan IOS Terbaik - Presensi

 

Fungsi Operasional Manajemen Personalia 

 

1. Penyedia Kebutuhan Tenaga Kerjaan 

 

Fungsi pertama dari operasional manajemen personalia adalah sebagai penyedia kebutuhan terkait tenaga kerja dalam sebuah perusahaan. Dengan terjaminnya kebutuhan tenaga kerja maka perusahaan tidak akan mengalami kerugian yang diakibatkan produktivitas menurun karena kurangnya tenaga kerja. Sehingga nantinya jika perusahaan membutuhkan tambahan tenaga kerja maka operasional manajemen personalia akan mengadakan rekrutmen karyawan.

 

2. Pengembangan Karyawan 

 

Fungsi yang kedua adalah sebagai pengembangan keterampilan dan pengetahuan karyawan agar nantinya karyawan dapat bekerja dengan lebih baik dan juga ikut berkontribusi dalam kemajuan perusahaan. Disini operasional manajemen personalia dapat mengadakan pelatihan yang dapat mengembangkan skill karyawan dalam bidangnya.

 

3. Pemberian Kompensasi Karyawan 

 

Tentunya setiap perusahaan perlu memberikan kompensasi pada karyawan atas kerja keras yang telah dilakukan terhadap perusahaan. Pemberian kompensasi ini juga sebagai cara untuk mempertahankan karyawan dalam perusahaan. Hal tersebut karena karyawan akan merasa dihargai dan diperhatikan oleh pihak perusahaan. 

 

4. Pengintegrasian 

 

Fungsi selanjutnya adalah pengintegrasian, manajemen personalia perlu memastikan bahwa setiap karyawan saling terintegrasi. Sehingga aktivitas kerja dapat berjalan dengan lancar. 

 

5. Pemeliharaan

 

Fungsi selanjutnya adalah sebagai pemeliharaan yang berarti disini manajemen personalia harus memastikan bahwa kondisi karyawan dalam keadaan baik-baik saja. Mulai dari kondisi kesehatan fisik atau mental karyawan. Untuk melakukan pemeliharaan tersebut manajemen personalia dapat memberikan fasilitas kesehatan bagi setiap karyawan dalam perusahaan tersebut. 

 

 Tugas Staff Personalia dalam Perusahaan 

 

Secara umum tugas manajemen personalia ini mencakup aspek administrasi dan pengelolaan karyawan dalam perusahaan untuk mendukung fungsi HRD. Adapun tugas manajemen personalia tersebut adalah sebagai berikut. 

 

- Merekrut karyawan dengan memastikan kesesuaian dengan kualifikasi  

- Menyusun anggaran yang dibutuhkan dengan merekrut karyawan baru

- Membuat rencana kerja bagi tim ataupun masing-masing karyawan
- Menyiapkan perjanjian kerja karyawan baru
- Menyiapkan dokumen yang dibutuhkan karyawan 

- Mengelola database karyawan secara efektif 

- Melakukan sosialisasi dan koordinasi karyawan

- Mengelola laporan kehadiran karyawan, cuti, izin, dan lainnya 

- Menyusun program kerja yang dapat menggembangkan skill karyawan 

- Memberikan hak karyawan seperti penggajian, bonus, kompensasi ataupun benefit karyawan lainya. 

 

Itulah penjelasan dari fungsi dan tugas personalia dalam sebuah perusahaan. Dengan penjelasan diatas dapat kita sadari bahwa personalia memanglah menjadi peranan penting dalam sebuah perusahaan, mengingat banyaknya tugas dan fungsi personalia dalam perusahaan. 

Dengan ini Presensi by GUGU mempersembahkan banyak fitur canggih yang dapat digunakan untuk mempermudah tugas dari staff personalia tersebut. Mulai dari pencatatan kehadiran karyawan, laporan izin/cuti, laporan lembur, laporan kunjungan sales, klaim beban, pengajuan kasbon hingga perhitungan payroll secara otomatis dapat anda nikmati hanya dengan menggunakan Presensi by GUGU. Dengan menggunakan Presensi by GUGU anda juga tidak perlu khawatir lagi akan biaya yang membengkak, mulai dari 30 ribuan anda telah dapat menikmati semua fitur yang ada dalam aplikasi. Daftarkan perusahaan anda sekarang juga dan dapatkan uji coba secara gratis selama 2 bulan dan 12 bulan!