Sistem payroll merupakan sistem penghitungan gaji dan tunjangan karyawan pada suatu perusahaan yang dilakukan dalam rentang waktu yang sudah ditentukan.
Sistem payroll berperan penting untuk berjalannya suatu perusahaan. Tentunya sebagai karyawan yang bekerja dengan memberikan tenaga dan waktunya, karyawan mempunyai hak untuk menerima gaji atau upah dari perusahaan tempat mereka bekerja sesuai dengan kontrak kerja.
Pemberian dan penghitungan gaji atau upah pada suatu perusahaan besar biasanya dikelola oleh tim SDM atau HR. Sedangkan pada perusahaan kecil penghitungan gaji biasanya dikelola langsung oleh pemilik perusahaan.
Saat ini perusahaan tidak perlu lagi menggunakan cara manual untuk mengelola upah karyawan mereka, dengan memanfaatkan software HRIS untuk sistem payroll perusahaan akan sangat mempermudah kinerja HR.
Sistem Kerja Payroll
Sistem kerja payroll merupakan proses penghitungan penggajian yang diterima oleh setiap karyawan perusahaan. Setiap perusahaan biasanya menetapkan tanggal gaji yang berbeda, umumnya pembayaran gaji karyawan adalah akhir bulan yaitu pada tanggal 25 -30.
Pada dasarnya sistem kerja payroll memiliki tiga tahapan yaitu pra-penggajian, penggajian dan pasca-gajian.
1.Pra-penggajian
Tahapan pra- penggajian ini merupakan tahapan awal dimana pihak perusahaan mengumpulkan data karyawan yang dapat mempengaruhi gaji mereka. Data yang dikumpulkan perusahaan adalah data terkait dengan kebijakan perusahaan seperti kehadiran, cuti, lembur, dan tunjangan lainnya
Beberapa perusahaan juga menerapkan peraturan pemerintah seperti kebijakan BPJS ketenagakerjaan dan BPJS kesehatan.
Kemudian HR akan memeriksa validitas data yang telah dikumpulkan, nantinya data akan dianalisis kembali untuk memastikan keakuratan data tersebut.
2. Penggajian
Setelah data yang dikumpulkan sudah tervalidasi maka tahap selanjutnya yaitu memasukkan data kedalam sistem penggajian untuk diproses. Proses ini akan menghasilkan gaji bersih setelah menyelesaikan pajak dan pengurangan yang diperlukan.
3. Pasca-penggajian
Tahapan terakhir adalah tahapan dimana segala bentuk pemotongan gaji menurut undang undang seperti pajak atau pph akan dicatat dan didata. Kemudian tim administrasi akan mengirimkan laporkan data tersebut pada lembaga pemerintah terkait. Disini tim HR dan tim finance akan bekerja sama untuk mencatat transaksi keuangan untuk penggajian.
Langkah selanjutnya perusahaan akan mendapatkan pernyataan dari pihak bank seperti id karyawan, nomor rekening karyawan dan jumlah upah. Perusahaan yang menggunakan software payroll akan lebih mudah mempublikasikan slip gaji karyawan karena memiliki data karyawan. Karyawan juga lebih mudah mengakses akun dan slip gaji mereka.
Slip gaji memiliki peran penting selain sebagai bukti bahwa perusahaan telah memenuhi kewajiban pada karyawan mereka, slip gaji juga merupakan bentuk transparansi perusahaan kepada karyawan mereka.
Setelah penggajian karyawan selesai tim keuangan dan tim terkait akan meminta laporan data biaya karyawan pada setiap divisi.
Baca juga : Ketahui Fungsi dan Tugas Manajemen Personalia
Manfaat Sistem Payroll
Manfaat sistem payroll pada dasarnya adalah memudahkan perhitungan penggajian karena memiliki sistem yang terstruktur. Selain itu hadirnya software payroll juga sangat mempermudah kinerja tim HR terkait pengelolaan gaji karyawan. Adapun manfaat lain sistem payroll lainnya, yaitu :
1. Menghemat Waktu
Apabila perusahaan memiliki puluhan hingga ratusan karyawan pastinya akan sangat memakan banyak waktu jika tanpa adanya sistem data secara otomatis, maka dengan adanya sistem payroll akan sangat menghemat waktu sehingga waktu kerja lebih optimal.
Jika karyawan suatu saat absen maka sistem akan secara otomatis menghitung total gaji dengan mengurangi dari absen tersebut, sehingga perhitungan secara manual tidak diperlukan lagi. Tim HR hanya perlu memasukkan data gaji karyawan baru dan melakukan pembaruan data secara berkala.
2.Mengetahui Laporan Gaji Bulanan
Dengan adanya sistem administrasi secara otomatis dan terstruktur karyawan akan mendapatkan laporan bulanan yang tertata rapi dan terperinci seperti persentase potongan pajak, BPJS, cuti maupun tambahan gaji hingga bonus lainnya.
3. Penyimpanan Data Secara Otomatis dan Aman
Pada setiap perusahaan pastinya mempunyai data perusahaan. Jika perusahaan menggunakan masih menggunakan dokumen cetak akan sangat memerlukan banyak kertas dan tempat yang aman untuk menyimpan dokumen tersebut.
Dengan menggunakan payroll yang berbasis software maka perusahaan tidak lagi perlu menggunakan banyak tempat dan kertas yang beresiko kerugian pada jangka panjang. Karena dengan sistem payroll ini semua data akan otomatis tersimpan dengan aman.
5. Membuat laporan sesuai kebutuhan
Tingginya Transaksi sebuah perusahaan akan menambah kompleks sebuah laporan yang harus dibuat. Namun hasil laporan harus mudah dibaca agar dapat dianalisis. Maka dengan itu sistem payroll yang bekerja secara otomatis akan membantu dalam mencatat semua transaksi. Tim bersangkutan akan dengan dengan mudah menyusun laporan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
4. Self-servis
Bagi perusahaan yg menggunakan payroll berbasis cloud kemudahannya tidak hanya dirasakan oleh tim HR, dengan sistem ini karyawan juga mendapatkan akses informasi seperti waktu kerja , total gaji, bonus dan lain lain. Payroll berbasis cloud bisa diakses dimanapun dan kapanpun selama terhubung dengan internet.
Kesimpulan
Pengelolaan gaji karyawan atau payroll merupakan peran penting untuk berjalannya sebuah perusahaan.
Setelah mengetahui sistem kerja payroll yang memerlukan banyak data, seperti data kehadiran sampai dengan data lembur. Hal ini tentunya membutuhkan software HR dan payroll seperti Presensi by GUGU untuk mengolah data secara lebih mudah dan praktis.
Saat ini telah banyak perusahaan yang menggunakan Presensi by Gugu karena memiliki fitur lengkap yang dibutuhkan untuk mengelola data secara otomatis. Sistem ini tentunya akan lebih praktis dan mengurangi resiko terjadinya human error sehingga data yang dihasilkan menjadi lebih akurat. Dapatkan uji coba gratis selama 2 bulan atau 12 bulan hanya di Presensi by GUGU.
