Guna memonitor karyawan di perusahaan, maka perusahaan memerlukan sebuah sistem absensi yang handal. Jenis sistem absensi karyawan ini ada berbagai macam, semuanya tentu ada kelebihan dan kekurangannya masing-masing.

 

Data absensi karyawan merupakan salah satu informasi yang sangat penting untuk mengembangkan pedoman suatu perusahaan. Informasi keterlambatan serta kehadiran karyawan memungkinkan perusahaan melakukan pemantauan kinerja masing-masing karyawan.

 

Namun, apa sebenarnya yang dimaksud dengan absensi karyawan itu sendiri? Apa saja jenis absensi yang ada dan digunakan pada industri saat ini? simak ulasan lengkapnya dibawah ini!

 

Mengenal Sistem Absensi Karyawan

 

Absensi karyawan merupakan sebuah data yang menunjukkan kehadiran masing-masing karyawan di sebuah perusahaan. Tidak hanya waktu datang ke kantor tetapi juga saat anda ingin pulang atau selesai jam kerja.

 

Data ini diperlukan untuk memonitori jam kerja karyawan, kehadiran, jam lembur, bahkan pada sistem yang sudah terintegrasi dengan GPS juga dapat memonitor posisi karyawan yang sedang tugas di luar kantor.

 

Secara umum, absensi dapat diartikan sebagai catatan hadir yang berfungsi untuk mencatat jam kehadiran setiap karyawan. Absensi juga sangat berdampak kepada besarnya gaji yang diterima karyawan per bulannya.

 

Perusahaan-perusahaan di indonesia umumnya menerapkan tiga format absensi karyawan.

 

Format absensi tradisional, dilakukan secara tradisional menggunakan pulpen dan alat tulis seperti buku. Para karyawan akan diminta untuk menuliskan jam kehadiran dan kepulangan.

 

Contoh mesin yang menggunakan format ini adalah mesin absen ceklok. Namun, format absensi ini dianggap tidak efektif karena boros waktu.

 

Format absensi elektronik, format absensi yang membutuhkan bantuan alat elektronik (mesin) dan teknologi yang canggih.

 

Format absensi online, format absensi yang memanfaatkan jaringan internet atau online menggunakan ponsel dari masing-masing karyawan.

 

Kini banyak perusahaan yang beralih ke format absensi ini karena dinilai sangat efektif dan lebih akurat. Kecil kemungkinan para karyawan berbuat curang atau memanipulasi data apabila menggunakan presensi online.

 

Jenis Sistem Absensi Apa Yang Paling Ideal Bagi Karyawan di Perusahaan?

 

Berbicara mengenai ideal, jenis absensi karyawan seharusnya bersifat fleksibel. Terkadang karyawan tidak bisa datang ke kantor karena sedang bertugas di luar atau berkunjung ke kantor cabang.

 

Maka dari itu dibutuhkan sistem absensi yang bersifat fleksibel agar karyawan dapat melakukan clock in dan clock out tanpa perlu datang ke kantor, melainkan cukup melalui smartphone pribadi masing-masing. Jadi, penggunaan jenis absensi karyawan tersebut dapat menghemat waktu.

 

Selain fleksibel, jenis absensi karyawan yang bagus juga harus memiliki tingkat keamanan yang tinggi. Data kehadiran karyawan sangat penting bagi perusahaan, oleh karena itu harus kita jaga dengan sebaik mungkin agar tidak mudah dimanipulasi oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab.

 

Menampilkan data secara akurat juga termasuk kriteria dan jenis absensi karyawan yang ideal, karena itu menyangkut pemotongan gaji karyawan dan tunjangan yang diterima karyawan.

 

Baca Juga : Pentingnya Menerapkan Absensi Kehadiran Karyawan

 

4 Jenis Sistem Absensi Karyawan Yang Umum Digunakan

 

Berbeda zaman, berbeda pula jenis absensi yang digunakan. Ini dia 4 jenis sistem absensi karyawan yang paling umum digunakan:

 

1. Absensi Manual

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, sistem absensi manual merupakan sistem absensi yang mencatat kehadiran karyawan menggunakan buku absensi atau buku tulis.

 

Perusahaan tidak perlu merogoh kocek terlalu dalam jika menggunakan sistem absensi jenis ini karena hanya cukup bermodalkan pulpen, buku absensi atau buku tulis saja.

 

Namun dibalik kemudahannya, sistem absensi manual kini mulai ditinggalkan karena dirasa kurang efektif untuk perusahaan karena memakan waktu dan karyawan dapat memanipulasi data secara mudah.

 

2. Absensi Sidik Jari (Fingerprint)

Kini seiring berkembangnya teknologi, muncul revolusi absensi karyawan. Absensi sidik jari atau fingerprint adalah salah satunya.

 

Model absensi ini cukup populer dan digunakan oleh banyak perusahaan. Cara kerja sistem absensi ini yaitu dengan menempelkan salah satu jari yang telah terekam ke mesin fingerprint setelah memasukkan nomor id karyawan. Jika sesuai, maka data absensi kehadiran akan langsung otomatis tercatat pada sistem.

 

Namun demikian, mesin absensi sidik jari ini juga memiliki kekurangan pada proses pendeteksian dan pendataan sidik jari karyawan. Mesin ini cenderung mengalami error dan mengalami proses yang lambat apalagi jika sidik jari yang sedang dideteksi dalam keadaan kotor, basah, dan berkeringat.

 

3. Magnetic Card

Beberapa dekade yang lalu penggunaan mesin absensi magnetic card masih umum ditemui, metodenya mirip dengan penggunaan kartu kredit atau debit saat berbelanja. Namun sistem ini akan mengenali kartu dari masing-masing karyawan yang sudah didaftarkan, sehingga ketika kartu digesek, data akan masuk ke dalam sistem pendataan.

 

Meski prosesnya yang terbilang cukup cepat namun cara ini memiliki beberapa syarat. Salah satunya ialah karyawan hanya bisa melakukan absensi menggunakan kartu. Ketika lupa membawa kartu, maka absensi akan sulit dilakukan.

 

4. Absensi Mobile

Yang terakhir, sistem absensi mobile untuk karyawan seperti yang ada di presensi.co.id. Bentuk dari sistem ini adalah menggunakan aplikasi absensi digital berbasis mobile android & IOS.

 

Melalui sistem absensi ini, karyawan dapat mencatatkan kehadiran menggunakan aplikasi yang ada di smartphone masing-masing karyawan. Untuk melakukannya hanya perlu menggunakan koneksi internet yang stabil tanpa harus repot datang ke kantor jika memungkinkan.

 

Misalnya bagi pekerja remote atau work from home yang sering bekerja dari rumah bisa memanfaatkan kemudahan absen jarak jauh menggunakan presensi.co.id.

 

Nah, itu dia beberapa macam sistem absensi karyawan yang umumnya sering digunakan oleh perusahaan dan manfaat-manfaatnya.

 

Seiring berkembangnya zaman, banyak perusahaan yang mulai meninggalkan absensi manual dan mulai beralih ke sistem absensi digital karena dianggap lebih efektif dan efisien. Dengan adanya sistem absensi karyawan yang tepat dan akurat, kebiasaan buruk seperti bolos dan titip absen pun dapat kita hindari.

 

Mulai Beralih Menggunakan Sistem Absensi Karyawan Presensi.co.id

 

Presensi hadir sebagai solusi HRIS terbaik, presensi merupakan pilihan yang tepat untuk menjadi mitra teknologi anda.

 

Produk HRIS dari presensi dilengkapi dengan fitur-fitur yang lengkap dan praktis seperti aplikasi absensi online dengan lokasi, sehingga dapat mendapatkan data live tracking  secara akurat.

Tunggu apalagi, cari tahu selengkapnya mengenai fitur-fitur keren lainnya di website presensi.