Tugas HRD tidak berhenti setelah dapat merekrut karyawan, namun juga bertanggung jawab untuk mengelola semua karyawan terutama karyawan baru. Pasalnya setelah karyawan baru resmi bergabung dalam sebuah perusahaan, karyawan tersebut juga memerlukan adaptasi dan juga perkenalan dengan lingkungan kerja. Adaptasi dan perkenalan tersebut juga disebut sebagai onboarding karyawan. 

 

Proses onboarding karyawan merupakan hal yang penting untuk dilakukan agar karyawan tidak merasa bingung dan canggung dengan lingkungan kerja yang baru. Tentunya agar proses ini dapat berjalan dengan lancar, perlu adanya campur tangan dari HRD untuk menjalankan proses onboarding karyawan.  Agar dapat lebih mengenal onboarding karyawan, simak penjelasan dari pengertian onboarding karyawan berikut ini!

Pengertian Onboarding Karyawan

 

Onboarding karyawan merupakan istilah yang tidak lagi asing dalam dunia HR. Onboarding karyawan sendiri merupakan sebuah proses yang dilakukan oleh sebuah perusahaan untuk memperkenalkan, membimbing, dan mengintegrasikan karyawan baru dalam perusahaan tersebut. 

 

Proses ini akan mencakup semua kegiatan atau proses adaptasi pada karyawan baru agar nantinya dapat bekerja dengan nyaman tanpa terdapat kendala yang berarti. Dalam proses ini karyawan akan melakukan kegiatan mulai dari pemenuhan syarat administrasi, pengenalan diri, budaya perusahaan, struktur organisasi perusahaan, jobdesk karyawan, serta perkenalan aturan yang berlaku dalam perusahaan tersebut. 

 

Fungsi Onboarding Karyawan

 

Mengapa proses onboarding karyawan itu dibutuhkan dalam sebuah perusahaan ? Mungkin sebagian orang akan bertanya-tanya mengenai hal tersebut. Sebagian orang akan berargumen bahwa tanpa adanya proses onboarding karyawan akan dapat beradaptasi dengan sendirinya sehingga dengan berjalannya waktu karyawan akan mengerti dan mengetahui semua hal dengan sendiri nya. 

 

Meskipun hal tersebut ada benarnya, namun tidak setiap orang atau karyawan baru dapat beradaptasi dengan cepat dan mudah tanpa adanya bantuan dari pihak perusahaan. Oleh karena itu onboarding karyawan disini berfungsi untuk membantu mengenalkan karyawan baru kepada rekan kerja, budaya perusahaan, aturan perusahaan dan juga tanggung jawab yang nantinya akan diberikan pada karyawan tersebut sehingga dengan itu karyawan baru tersebut dapat beradaptasi lebih cepat dalam lingkungan perusahaan tersebut. 

 

Proses onboarding karyawan juga berfungsi untuk meningkatkan dan menjaga semangat serta motivasi karyawan baru terhadap pekerjaan barunya. Selain itu adanya onboarding juga akan membantu membangun hubungan baik antara karyawan baru dengan orang-orang yang berada dalam perusahaan tersebut, sehingga dengan itu akan menciptakan lingkungan yang nyaman dalam perusahaan tersebut. 

 

Manfaat melaksanakan Proses Onboarding Karyawan

 

Dalam dunia kerja proses onboarding karyawan adalah proses yang penting untuk dilaksanakan. Setelah mengetahui fungsi dari adanya onboarding karyawan, anda juga perlu mengetahui apa saja manfaat dari onboarding karyawan. Berikut ini adalah manfaat dari onboarding karyawan yang perlu anda ketahui : 

 

1. Meningkatkan Produktivitas Kerja 

 

Seperti yang diketahui bahwa onboarding karyawan adalah proses perkenalan karyawan baru dengan lingkungan kerja mereka. Oleh karena itu, pelaksanaan onboarding karyawan yang baik dapat membantu mempercepat karyawan untuk beradaptasi dengan lingkungan dan tanggung jawab mereka dalam perusahaan tersebut. Dengan proses adaptasi yang cepat ini karyawan tersebut juga dapat memahami dan melaksanakan tanggung jawabnya lebih cepat, sehingga bersamaan dengan itu produktivitas dalam perusahaan tersebut juga dapat meningkat.

 

2 . Meningkatkan Retensi Karyawan 

 

Manfaat selanjutnya dari onboarding karyawan adalah dapat meningkatkan retensi karyawan. Retensi karyawan sendiri merupakan sebuah usaha untuk mempertahankan karyawan dalam perusahaan tersebut. 

 

Disini dengan adanya onboarding karyawan yang membantu karyawan baru dalam memperkenalkan dan beradaptasi dengan lingkungan perusahaan dapat menciptakan rasa nyaman pada karyawan karena mereka merasa dianggap dan disambut dengan baik oleh perusahaan baru nya. Tentunya dengan rasa nyaman tersebut dapat meningkatkan retensi karyawan dalam perusahaan tersebut. 

 

3. Mengurangi Turnover 

 

Seperti pada penjelasan diatas onboarding karyawan dapat meningkatkan retensi karyawan jika onboarding dilakukan dengan baik. Beriringan dengan meningkatnya retensi karyawan, turnover pun akan ikut menurun jika tingkat retensi karyawan pada perusahaan meningkat. 

 

Turnover sendiri merupakan perputaran masuk dan keluarnya karyawan dalam sebuah perusahaan. Semakin sedikit perputaran maka akan semakin baik pula bagi perusahaan hal tersebut karena proses rekrutmen dan adaptasi karyawan baru memerlukan waktu yang tidak singkat sehingga dapat menurunkan produktivitas kerja dalam perusahaan. 

 

Sehingga dengan adanya onboarding karyawan yang  dapat membantu karyawan karyawan merasa nyaman dan cenderung puas dengan pekerjaan mereka, yang nantinya diharapkan karyawan tersebut untuk dapat bertahan dalam waktu yang lama diperusahaan tersebut.

 

Baca juga : 7 Faktor Penyebab Turnover Karyawan dan Cara Mengatasinya

 

4. Membangun Employer Branding 

 

Manfaat selanjutnya dari onboarding karyawan adalah membatu employee branding perusahaan sebagai tempat kerja yang menarik. Onboarding karyawan yang membantu karyawan beradaptasi dapat membangun citra yang positif bagi perusahaan sehingga nantinya karyawan tersebut akan senang hati membagi pengalaman baik dalam perusahaan tersebut pada orang disekitarnya. Tentunya dengan itu dapat membangun nama baik dan daya tarik bagi karyawan dan calon karyawan. 

 

5. Meningkatkan Keamanan

 

Bagi perusahaan yang bergerak dalam alat berat ataupun menjalankan alat yang membutuhkan keahlian khusus seperti dalam bidang konstruksi, manufaktur maupun bidang kesehatan, tentunya proses onboarding karyawan sangat perlu dilakukan untuk meningkatkan keamanan.  Hal tersebut karena penggunaan alat tersebut membutuhkan kehati-hatian dalam penggunaannya sehingga karyawan baru harus benar-benar mendapatkan pengenalan dan pengawasan agar mengurangi resiko terjadinya kecelakaan. 

 

Langkah-langkah Efektif Dalam Proses Onboarding Karyawan

 

Berikut adalah deretan langkah-langkah efektif yang bisa dilakukan perusahaan dalam menjalankan proses onboarding karyawan.

 

1. Penyambutan dan Pengenalan 

 

Langkah pertama yang dapat dilakukan dalam proses onboarding karyawan adalah melakukan penyambutan dan pengenalan. Disini HRD dapat menyambut dengan ramah dan mengenalkan karyawan pada rekan kerja dan semua orang yang akan berkaitan dengan karyawan tersebut.

 

2. Memberikan Informasi Peraturan dan Budaya Perusahaan

 

Langkah ini karyawan harus mendapatkan pengetahuan terkait aturan apa saja yang terdapat pada perusahaan tersebut. Selain memberikan informasi terkait tugas karyawan tersebut HRD juga dapat memberikan informasi tentang budaya dalam perusahaan agar karyawan dapat beradaptasi dengan cepat dalam perusahaan tersebut. 

 

3. Pelatihan Tugas 

 

Langkah yang penting adalah memberikan pelatihan terkait tugas yang nantinya akan menjadi tanggung jawab dari karyawan tersebut. Pelatihan disini sebisa mungkin dilakukan secara terperinci agar karyawan dapat memahami tugas mereka dengan baik. 

 

4. Sosialisasi

 

Selain beradaptasi dengan tugas mereka, karyawan baru juga harus diajak bersosialisasi dengan rekan kerja mereka untuk membangun hubungan yang baik dalam perusahaan. 

 

5. Monitoring Karyawan 

 

Setelah melakukan penjelasan kepada karyawan, HRD atau ketua divisi juga harus melakukan monitoring pada karyawan agar dapat mengetahui dan membantu menyelesaikan masalah yang dihadapi karyawan. 

 

6. Evaluasi 

 

Langkah terakhir dalam proses onboarding karyawan adalah melakukan evaluasi.  Evaluasi ini tentunya harus dilakukan secara terus menerus agar meningkatkan atau memperbaiki kinerja karyawan tersebut. 

 

Penutup 

 

Secara umum onboarding karyawan bertujuan untuk memastikan dan membantu karyawan baru untuk beradaptasi dan merasa nyaman yang nantinya diharapkan karyawan tersebut dapat bertahan dalam perusahaan tersebut. Setelah proses onboarding karyawan selesai tentunya sebagai HRD tetap harus melakukan monitoring karyawan secara berkala. 

Untuk mempermudah itu HRD dapat menggunakan aplikasi Presensi by GUGU yang membatu HRD dalam mengelola karyawan secara lebih efisien. Hal tersebut dikarenakan Presensi memiliki berbagai fitur menarik mulai dari absensi karyawan, laporan kunjungan sales, lembur, izin/cuti, kasbon hingga perhitungan payroll secara otomatis. Dengan semua fitur tersebut HRD dapat mengelola karyawan secara lebih mudah. Jika anda ingin pekerjaan anda menjadi lebih mudah, daftarkan perusahaanmu sekarang juga! Tentunya hanya di Presensi by GUGU!