Reimburse ini dapat dikatakan sebagai suatu proses penggantian biaya yang telah  dikeluarkan oleh individu atau kelompok untuk biaya tertentu. Pada dasarnya reimburse ini dapat diterapkan dalam berbagai bidang, baik bisnis, asuransi maupun pajak. Dalam sudut pandang bisnis reimburse ini dapat dikaitkan dengan penggantian dana karyawan atas pengeluaran karyawan untuk kepentingan pekerjaan ataupun perusahaan. Dalam artikel ini, nantinya kita akan membahas terkait pengertian reimburse, jenis-jenisnya dan juga cara pengajuannya. 

 

Pengertian Reimburse 

 

Seperti yang telah dijelaskan diatas, reimburse ini merupakan kompensasi yang dilakukan perusahaan terhadap karyawan atas biaya atau pengeluaran karyawan dengan menggunakan uang pribadi mereka untuk kepentingan perusahaan. 

 

Tidak sedikit karyawan atau pegawai harus menggunakan uang pribadi mereka untuk membayar suatu hal yang terkait dengan pekerjaan atau perusahaan, seperti akomodasi perjalanan bisnis karyawan mulai dari tiket pesawat, hotel, ataupun biaya makan mereka. Sehingga dengan ini reimburse hadir untuk memberikan kompensasi pada karyawan agar karyawan tidak mengalami kerugian, nantinya reimburse ini akan dikelola oleh tim HRD perusahaan. 

 

Dengan adanya sistem reimburse ini bertujuan untuk memastikan bahwa karyawan tidak akan mengalami kerugian finansial ketika harus mengeluarkan dana pribadi untuk pengeluaran perusahaan. Tidak hanya itu, adanya reimburse juga dapat menciptakan keadilan bagi karyawan dan menghindari memberikan beban perusahan pada karyawan. Sehingga dengan itu semua nantinya dapat menciptakan lingkungan kerja yang nyaman dan juga dapat meningkatkan rasa kepercayaan antara karyawan dan perusahaan. 

 

Jenis-Jenis Reimburse

 

Reimburse sendiri memiliki beberapa jenis dengan penerapan yang berbeda, berikut adalah 3 jenis reimburse tersebut:

 

1. Reimburse Taxes (Pajak) 

 

Reimburse yang pertama adalah reimburse taxes atau pajak, sesuai dengan namanya reimburse ini adalah penggantian biaya karyawan wajib pajak. Penggantian ini dilakukan karena pemotongan gaji karyawan untuk keperluan pajak sedangkan karyawan telah melakukan pembayaran pajak secara mandiri sebelum gaji diberikan. 

 

2. Reimburse Legal (Hukum)

 

Jenis reimburse yang kedua adalah reimburse Legal atau hukum, secara umum reimburse ini merupakan penggantian atas uang atau waktu yang digunakan pada prospek dan perkembangan keuangan. Jenis reimburse ini juga dapat disebut dengan tunjangan reimburse.  

 

3. Reimburse Insurance (Asuransi)

 

Jenis reimburse yang ketiga adalah reimburse insurance atau asuransi, pada umumnya jenis ini akan digunakan dalam dunia asuransi yang mana nantiya penggantian biaya ini akan diberikan pada pihak polis. Hal tersebut umumnya terjadi ketika pihak polis membutuhkan tindakan medis secepatnya dan tidak sempat menghubungi pihak asuransi. Sehingga nantinya disini pihak polis harus menanggung biaya perawatan sendiri yang hal tersebut seharusnya ditanggung oleh pihak asuransi.  Oleh karena itu nantinya pihak polis akan mengajukan klaim penggantian kepada pihak asuransi. 

 

Apa Saja yang Dapat Di-reimburse?

 

Pada umumnya setiap perusahaan memiliki aturan tersendiri terkait reimburse, tidak sembarang hal dapat di reimburse oleh perusahaan. Jadi apa saja tipe pengeluaran umum yang dapat di reimburse oleh perusahaan? Berikut penjelasannya!

 

1. Penggantian Biaya Bisnis 

 

Sebagian karyawan atau pegawai dalam sebuah perusahaan umumnya mengalami kondisi dimana mereka harus menggunakan uang pribadi mereka untuk kebutuhan perusahaan agar pekerjaan dapat berjalan dengan lancar. Pada umumnya seorang karyawan akan mengeluarkan uang untuk kebutuhan bisnis seperti dibawah ini:

 

• Membeli perlengkapan kantor

• Menyewa gedung kantor

• Biaya konsumsi karyawan

• Biaya pelatihan atau acara kantor

• Biaya kuota atau data internet, dan lain-lain

 

2.  Penggantian Biaya Perjalanan 

 

Perjalanan bisnis karyawan pada umumnya memiliki anggaran yang jelas dan telah disiapkan oleh perusahaan. Namun tidak jarang biaya yang diperlukan oleh oleh karyawan dalam perjalan bisnis bisa melebihi dari perkiraan perusahaan, sehingga disini karyawan akan menanggung kekurang tersebut dengan uang pribadi mereka yang nantinya karyawan tersebut dapat mengajukan klaim reimburse pada pihak perusahaan. 

 

Pada umumnya biaya perjalanan karyawan yang ditanggung oleh perusahaan adalah seperti berikut ini: 

 

• Biaya tiket pesawat

• Biaya transport dan akomodasi

• Biaya penginapan atau hotel

• Biaya konsumsi karyawan saat perjalanan bisnis

 

3. Penggantian Biaya Kesehatan 

 

Dalam sebagian perusahaan penggantian biaya kesehatan ini merupakan benefit yang diberikan oleh perusahaan. Pada umumnya penggantian kesehatan ini diberikan pada karyawan yang menjalankan perawatan medis secara insentif. Namun saat ini telah banyak perusahaan yang mendaftarkan karyawan mereka dalam program BPJS Kesehatan, sehingga nantinya biaya perobatan karyawan akan ditanggung oleh pihak BPJS. 

 

Cara Pengajuan Reimburse

 

Seperti yang telah diketahui, setiap perusahaan memiliki aturan tersendiri terhadap kebijakan pengajuan reimburse yang harus dipatuhi karyawan. Meskipun demikian proses pengajuan reimburse adalah seperti berikut ini:

 

1. Persiapan Dokumen yang dibutuhkan 

 

Untuk mengajukan reimburse tentunya karyawan harus mempersiapkan dokumen pendukung terlebih dahulu. Pada umumnya dokumen ini berbentuk bukti pembayaran, invoice dan lainya,  dokumen tersebut tentunya bertujuan agar tidaka ada pemaluasan data yang nantinya dapat merugikan perusahaan maupun karyawan. Dokumen yang dilampirkan pun juga harus asli dan dapat dibuktikan kebenaranya. 

 

2. Melakukan Klaim atau Reimburse Secepatnya

 

Pada umumnya perusahaan memiliki batas waktu tersendiri untuk menerima pengajuan reimburse. Sebisa mungkin pengujian ini dilakukan secepat-cepatnya, hal tersebut agar nantinya karyawan tidak lupa dan juga karena perusahaan memerlukan waktu yang cukup lama untuk memproses pengajuan pengajuan tersebut. Selain itu hal tersebut dilakukan agar meminimalisir terjadinya resiko hilangnya bukti pembayaran.

 

3. Pengecekan Ulang Pengajuan

 

Sebelum benar-benar melakukan pengajuan maka lebih baik pengaju melakukan reimburse pada perusahaan. Pastikan jumlah yang diajukan sesuai dengan jumlah pengeluaran dan bukti yang diajukan, hal tersebut agar nantinya proses pencarian dapat lebih mudah dilakukan. 

 

4. Pengecekan Ulang Setelah Pengembalian Ulang 

 

Setelah pengajuan telah diterima oleh pihak perusahaan dan uang pengembalian terima pastikan nominal yang dikembalikan sesuai dengan yang telah diajukan, sehingga dengan ini nantinya jika terdapat selisih dari nominal seharusnya karyawan dapat dengan cepat melakukan konfirmasi pada pihak perusahaan. 

 

Baca juga: 10 Aplikasi Absensi Online Android dan IOS Terbaik

 

Otomatisasi Pengajuan Biaya dengan  Aplikasi Klaim Reimbursement  Presensi by GUGU

 

Aplikasi pengajuan reimburse menggunakan Presensi by GUGU menjadi solusi untuk mempermudah dan mempercepat proses reimburse. Pada pengajuan reimburse secara manual akan cenderung memakan waktu dan tenaga karyawan maupun tim pengelola sehingga penggunaan cara manual ini menjadi tidak efektif untuk diterapkan. Oleh dengan itu Presensi by GUGU menjadi solusi tepat untuk mengatasi masalah tersebut. 

Presensi By GUGU sendiri merupakan aplikasi otomatisasi HR yang membantu HR untuk menjalankan tugasnya termasuk dalam pengajuan reimbursement. Disini karyawan dapat dengan mudah mengajukan klaim reimburse menggunakan fitur klaim beban milik Presensi by GUGU. Nantinya pengajuan dan persetujuan reimburse dapat dengan mudah dilakukan dimana saja dan kapan saja setelah melengkapi dokumen yang diperlukan. Tidak hanya itu klaim reimburse juga dapat otomatis terintegrasi dengan payroll karyawan bersamaan dengan absensi, cuti, lembur dan komponen lainya. Cukup dengan satu aplikasi semua masalah HR terselesaikan. Jadi tunggu apa lagi, daftarkan perusahaan anda sekarang juga untuk menikmati uji coba 2 bulan dan 12 bulan secara Gratis!