Apa yang Dimaksud dengan Jadwal Kerja Karyawan?

 

Jadwal kerja karyawan perlu dipahami, terutama oleh pihak pimpinan perusahaan sekaligus oleh divisi HRD yang berkutat secara langsung dengan bidang kepegawaian di suatu perusahaan.

 

Pembuatan jadwal kerja mungkin terlihat sepele, namun sebenarnya hal ini membutuhkan banyak pertimbangan untuk dilakukan. Terlebih lagi jika pada suatu perusahaan terdapat karyawan dalam jumlah yang banyak.

 

Tentu pembagian jadwal kerja harus dilakukan dengan tepat agar tidak sampai merugikan para karyawan tersebut. Jadwal kerja atau shift umumnya terdiri dari dua jenis model, yaitu model permanen dan rotasi.

 

Setiap model tentu memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing sehingga penerapannya bergantung pada kondisi setiap perusahaan. Bagaimanapun juga kedua jenis shift ini sama-sama haruslah dibuat dengan tepat dan sesuai dengan kebijakan atau peraturan yang berlaku.

 

Jadwal kerja atau shift juga harus dibuat dengan benar sehingga dapat sesuai dengan kebutuhan, baik kebutuhan perusahaan maupun kebutuhan para pekerja. Untuk itu, dalam melakukan pembuatan jadwal maka sebaiknya gunakan beberapa tips terbaik.

 

Dengan adanya beberapa tips ini, maka akan ada berbagai pertimbangan untuk merencanakan jadwal kerja bagi para karyawan.

 

Apa Saja Tips Untuk Membuat Jadwal Kerja Karyawan Menjadi Lebih Efektif?

 

Tips Membuat Jadwal Kerja Karyawan Yaitu Memahami Karyawan

 

Salah satu tips membuat jadwal kerja karyawan yang perlu menjadi perhatian bagi perusahaan adalah memahami karyawan dengan lebih baik lagi.

 

Misalnya memahami secara lebih mengenai kompetensi karyawan sehingga penjadwalan shift menjadi lebih mudah. Bahkan bukan hanya kompetensi karyawan saja yang perlu dipahami secara lebih lagi, melainkan juga kondisi karyawan.

 

Memahami karyawan ini pada dasarnya juga disertai dengan adanya pemahaman terhadap bisnis yang sedang berjalan. Dengan memahami jalannya bisnis maka anda nantinya bisa menempatkan setiap karyawan dengan tepat di tiap shift. Jadi setiap karyawan bisa tetap bekerja dengan baik sekalipun jadwal kerjanya tidak bersamaan dan harus dibagi.

 

Membuat Kelompok Sebagai Tips Membuat Jadwal Kerja Karyawan yang Optimal

 

Berikutnya, anda juga bisa membuat kelompok untuk para karyawan. Dengan membuat kelompok maka nantinya anda bisa memasukkan para karyawan ke dalam masing-masing kelompok.

 

Pembagian karyawan pun bisa dilakukan dengan adil sehingga pembagian ini bisa bersifat rata. Umumnya setiap perusahaan membagi dua atau tiga kelompok. Jika perusahaan beroperasi selama 24 jam maka akan ada tiga kelompok.

 

Sedangkan perusahaan yang memiliki jam operasional dari pagi hingga sore biasanya membagi karyawan ke dalam dua kelompok saja. Untuk pembagian kelompok bisa dilakukan dengan melihat kondisi karyawan.

 

Jadi nantinya karyawan bisa menjalankan tugas dan pekerjaannya dengan baik sesuai dengan apa yang memang menjadi kewajibannya tanpa kendala.

 

Membuat Waktu Kerja yang Sesuai

 

Dalam membuat jadwal kerja ternyata juga perlu memperhatikan beberapa hal seperti waktu jam kerja.

 

Lamanya kerja masing-masing shift haruslah diperhitungkan dengan benar. Jangan sampai karyawan bekerja dalam jumlah waktu yang cukup lama atau cukup panjang sehingga karyawan menjadi terlalu lelah.

 

Hal ini tentu dapat membuat karyawan mengalami rasa gerah atau bahkan bosan sehingga produktivitas menurun. Maka dari itu, salah satu tips membuat jadwal kerja karyawan sebaiknya dengan jalan memberikan jam yang pas untuk masing-masing karyawan atau masing-masing kelompok.

 

Biasanya satu kali kerja bisa dijadwalkan selama 8 jam kerja lamanya. Jadi masing-masing karyawan dalam sehari bekerja selama 8 jam saja. Hal ini tentu sudah sesuai dengan ketentuan waktu kerja yang tepat.

 

Baca juga : Etika Profesi: Pengertian, Prinsip, Tujuan dan Manfaatnya

 

Tips Membuat Jadwal Kerja Karyawan Dengan Memperhatikan Peraturan dan UU

 

Seperti yang sudah dibahas sebelumnya bahwa waktu kerja untuk masing-masing karyawan haruslah dibuat dengan tepat.

 

Untuk membuatnya dengan tepat maka anda bisa berpedoman pada peraturan atau ketentuan yang telah dinyatakan dalam UU ketenagakerjaan. Di dalam UU tentu terdapat berbagai macam ketentuan yang harus diikuti oleh siapa saja dalam hal ketenagakerjaan.

 

Termasuk juga dalam hal membagi jam kerja yang tepat sehingga karyawan bisa bekerja dengan baik dan tidak berlebihan. Selain itu, karyawan juga berhak mendapatkan upah kerja sesuai dengan jam kerjanya.

 

Membuat Jadwal Dengan Jelas

 

Pembuatan jadwal kerja juga harus jelas supaya setiap karyawan bisa tahu dengan jelas mengenai jam kerjanya.

 

Pembuatan jadwal kerja yang jelas bisa dilakukan dengan sederhana saja namun bisa dipahami oleh para karyawan. Selain itu, setiap bagian yang dicantumkan ke dalam jadwal kerja ini juga harus jelas. Di dalam jadwal kerja ini harus tercantum nama karyawan dengan jelas.

 

Sebagai salah satu tips membuat jadwal kerja karyawan, sebisa mungkin cantumkan nama lengkap karyawan untuk menghindari kesalahpahaman. Selain itu, cantumkan juga posisi kerja dari masing-masing pekerja.

 

Jangan lupa juga untuk mencantumkan hari kerja dan waktu kerja untuk para karyawan secara bergantian. Durasi kerja harus diperhatikan dan bisa juga dicantumkan untuk menjadi perhatian bagi para karyawan.

 

Tips Membuat Jadwal Kerja Karyawan dengan Meningkatkan Komunikasi

 

Tips selanjutnya yang bisa anda lakukan untuk membuat jadwal kerja karyawan adalah dengan meningkatkan komunikasi.

 

Komunikasi yang dimaksud adalah komunikasi dengan para karyawan agar anda bisa memahami secara lebih jelas mengenai kondisi karyawan. Selain itu, melalui adanya komunikasi ini juga nantinya karyawan bisa mendapatkan informasi yang jelas mengenai jadwal kerjanya.

 

Misalkan karyawan akan mendapatkan jam kerja permanen atau jam kerja yang sama secara terus-menerus. Atau, mungkin para pekerja akan dirotasi dalam bekerja sehingga bisa saja memiliki jam kerja yang berbeda-beda dalam satu periode tertentu. Semua ini bisa diperjelas jika komunikasi antar pimpinan atau HRD dengan para karyawan bisa berjalan lancar.

 

Menggunakan Aplikasi atau Software Untuk Mempermudah

 

Tips untuk membuat jadwal kerja karyawan yang terakhir adalah dengan menggunakan bantuan dari aplikasi software tertentu.

 

Anda bisa memilih aplikasi atau software yang mudah diterapkan sehingga proses pembuatan jadwal kerja juga jadi lebih mudah. Contohnya dengan jalan penggunaan aplikasi absensi online untuk memastikan jadwal kerja masing-masing karyawan terpenuhi dengan tepat.

 

Selain itu, anda juga bisa menggunakan aplikasi atau software yang dapat membantu anda untuk bisa membuat jadwal kerja karyawan dengan cepat. Sebaiknya pilihlah aplikasi software yang memang sesuai dengan kebutuhan anda atau kebutuhan perusahaan dalam menyusun jadwal kerja karyawan.

 

Aplikasi absensi online Presensi by GUGU bisa menjadi pilihan tepat untuk mengatasi masalah ini karena selain menawarkan fitur absensi online, terdapat juga fitur untuk mengatur jadwal kerja karyawan.

 

Melalui Presensi by GUGU, anda dapat mengatur beragam jadwal kerja karyawan dengan lebih mudah dan fleksibel. Jadi, anda dapat mengatur berbagai macam shift kerja dengan mudah tanpa takut karyawan anda memiliki jadwal yang bentrok.

 

Presensi by GUGU dapat menjadi salah satu solusi bagi perusahaan anda untuk menyusun jadwal kerja karyawan karena lebih efisien dan dapat digunakan melalui smartphone.

Tertarik untuk mencoba Presensi by GUGU? Konsultasikan langsung dengan tim sales kami sekarang juga.