Setiap perusahaan tentunya perlu menghemat biaya operasional sebagai upaya mencapai profit yang lebih optimal. Sebab disini, semakin banyak biaya operasional yang dihemat, maka semakin banyak pula sisa biaya operasional yang dapat dialihkan untuk mengembangkan bisnis agar menjadi lebih sukses. Dalam dunia bisnis yang penuh tantangan, kemampuan untuk menghemat biaya tanpa mengorbankan kualitas dan produktivitas dapat menjadi pembeda antara perusahaan yang berkembang pesat dan yang kesulitan bertahan.
Oleh karena itu, penting bagi setiap pemilik atau manajer perusahaan untuk memanfaatkan strategi yang tepat agar dapat mengoptimalkan pengeluaran. Untuk mengetahui penjelasan lebih lengkapnya, simak artikel dibawah ini!
Tips Efektif Menghemat Biaya Operasional Perusahaan
Pada dasarnya ada berbagai cara yang dapat Anda lakukan untuk meminimalkan biaya operasional dalam perusahaan. Adapun beberapa upaya yang dapat dilakukan dalam perusahaan Anda adalah sebagai berikut ini:
1. Lakukan Evaluasi Menyeluruh Terhadap Proses Bisnis Anda
Sebelum dapat menentukan strategi yang akan diambil untuk dapat menghemat biaya operasional, tentunya Anda perlu melakukan evaluasi proses bisnis secara menyeluruh terlebih dahulu. Hal ini perlu dilakukan untuk mengetahui area mana saja yang memerlukan perbaikan karena adanya pemborosan atau efisiensi yang kurang baik.
Langkah awal untuk melakukan evaluasi ini dapat dimulai dari melakukan pemetaan proses bisnis, analisis pengeluaran, identifikasi area pemborosan, dan melakukan optimasi atau perbaikan proses yang tidak efisien. Misalnya, mengurangi biaya administrasi dan waktu yang dihabiskan oleh karyawan dan HR dapat memanfaatkan teknologi terkini untuk mempercepat dan menyederhanakan proses tersebut. Atau, meminimalisir menggunakan jasa pilah luar seperti memanfaatkan fasilitas kantor untuk melakukan training atau meeting kantor sebaik mungkin alih-alih menyewa ruang rapat yang menguras biaya.
Dengan evaluasi menyeluruh dan perbaikan pada proses bisnis, perusahaan dapat mengidentifikasi peluang untuk mengurangi biaya tanpa mengurangi kualitas atau produktivitas. Langkah awal memungkinkan perusahaan untuk beroperasi lebih efisien dan meningkatkan profitabilitas secara keseluruhan.
2. Negosiasi Ulang Kontrak dengan Pemasok
Negosiasi ulang kontrak dengan pemasok adalah langkah efektif yang selanjutnya untuk dapat menghemat biaya operasional perusahaan. Beberapa perusahaan seringkali terjebak dalam perjanjian yang sudah lama dengan pemasok atau vendor tanpa menyadari adanya peluang untuk memperoleh harga yang lebih menguntungkan. Proses negosiasi ini penting untuk memastikan bahwa perusahaan tidak membayar lebih untuk produk atau layanan yang sebenarnya bisa didapatkan dengan harga yang lebih rendah atau lebih efisiensi.
Untuk menjalankan strategi yang satu ini, Anda dapat memulai dengan melakukan evaluasi kinerja pemasok, melakukan riset pasar, mengajukan diskon atau potongan harga, negosiasi syarat pembayaran yang lebih baik, kemudian melakukan peninjauan dan revisi ketentuan kontrak. Namun jika hasil negosiasi dengan pemasok atau vendor tidak berjalan dengan baik maka Anda juga dapat mempertimbangkan sumber pemasok alternatif yang paling efisien tanpa mengurangi kualitas yang dibutuhkan.
3. Optimalkan Pengelolaan Persediaan
Langkah selanjutnya yang dapat Anda lakukan untuk menghemat biaya operasional adalah dengan mengoptimalkan pengelolaan persediaan. Dengan melakukan pengelolaan persediaan yang efisien dapat mencegah pembelian barang secara berlebihan dan mengurangi biaya penyimpanan. Selain itu langkah ini juga dapat menghindari pemborosan dan memastikan bahwa sumber daya yang ada digunakan secara optimal.
Salah satu cara yang dapat diterapkan untuk mencapai pengelolaan persediaan yang efektif adalah dengan menggunakan sistem Just In Time (JIT). Sistem ini memastikan bahwa perusahaan hanya membeli barang sesuai dengan kebutuhan aktual, sehingga mengurangi kemungkinan barang kadaluarsa atau menumpuk di gudang. Dengan demikian, pengelolaan persediaan menjadi lebih terkontrol dan biaya operasional dapat ditekan secara signifikan.
4. Manfaatkan Teknologi untuk Otomatisasi Proses
Penerapan teknologi modern dalam operasional perusahaan dapat mengurangi ketergantungan pada proses manual yang memakan waktu dan biaya. Selain itu pemanfaat teknologi dalam perusahaan juga meningkatkan keefektifan kinerja, meningkatkan akurasi, meningkatkan transparansi, menghemat tenaga kerja dan mengurangi kemungkinan kesalahan manusia.
Misalnya seperti pemanfaatan cloud storage untuk menyimpan data dan mengurangi biaya infrastruktur. Sebuah perusahaan besar yang mengelola data pelanggan, transaksi, dokumen penting memutuskan untuk beralih ke cloud storage seperti google drive dan dropbox. Dengan ini, perusahaan dapat menyimpan data di server tanpa perlu menyimpan data fisik yang memerlukan biaya pemeliharaan yang tinggi dan resiko kehilangan data yang besar.
Contoh pemanfaatan teknologi yang selanjutnya adalah penggunaan aplikasi absensi, penggajian atau pengajuan izin yang jika dilakukan secara manual akan dapat menghabiskan banyak waktu dan tenaga kerja. Dengan otomatisasi proses pengelolaan karyawan ini tentunya sangat membantu menghemat biaya operasional perusahaan karena mempersingkat waktu dan juga tenaga kerja. Namun tentunya pemilihan jenis dan produk juga harus diperhatikan secara mendetail baik dari fitur yang ditawarkan, apakah lengkap dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Selain itu harga yang ditawarkan juga harus diperhitungkan agar tujuan pengoptimalan biaya operasional perusahaan dapat tercapai.
Efisiensi Biaya Operasional Perusahaan dengan Aplikasi Manajemen Karyawan - Presensi
Pengambilan strategi dan juga tindakan yang tepat dalam mengelola biaya operasional perusahaan tentunya akan berdampak baik bagi pertumbuhan perusahaan. Seperti yang telah dijelaskan di atas, salah satu cara yang paling mudah dan juga memiliki dampak besar dalam menghemat biaya operasional perusahaan adalah dengan memanfaatkan teknologi.
Aplikasi absensi online dari Presensi.co.id menjadi solusi tepat untuk perusahan yang ingin menghemat biaya operasional. Hal ini karena, selain memiliki harga yang terjangkau aplikasi Presensi ini menawarkan berbagai fitur yang sangat memudahkan HR dan karyawan itu sendiri. Dengan Presensi pengelolaan karyawan dapat diatasi dengan sangat mudah dan cepat, mulai dari pengelolaan kehadiran karyawan yang akurat dengan GPS dan selfie, lembur, izin/cuti, pengajuan reimbursement, pengajuan kasbon, kunjungan sales, pengaturan shift kerja dan juga perhitungan payroll karyawan secara otomatis.
Nantinya HR juga dapat melakukan monitoring karyawan secara real-time, kapan saja dan dimana saja melalui dashboard admin yang juga sangat lengkap untuk mengelola biodata dan berbagai administrasi karyawan lainya.
Selain mempermudah dan mempercepat kinerja HR, Presensi juga dirancang untuk mempermudah karyawan dalam perusahaan. Mulai dari melakukan clock-in dan clock-out dengan mudah melalui smartphone masing-masing karyawan. Dengan Presensi, karyawan juga tidak perlu lagi direpotkan untuk menemui tim administrasi atau HR hanya untuk mengajukan izin/ cuti, kasbon dan juga reimbursement. Hal ini karena segala pengajuan tersebut dapat dilakukan hanya dengan menggunakan Presensi. Selain itu, dengan presensi karyawan juga dapat melihat laporan kehadiran dan juga slip gaji karyawan kapan saja dimana saja.
Penggunaan Presensi dengan segala kemudahan yang diberikan untuk perusahaan dan karyawan ini merupakan salah satu contoh strategi untuk meminimalkan biaya operasional yang terkait dengan pengelolaan administrasi karyawan. Gunakan Presensi.co.id untuk solusi kelola karyawan dan penggajian yang lebih efisien dan hemat biaya. Daftarkan perusahaan Anda sekarang dan nikmati uji coba gratis selama 1 bulan dan 12 bulan!
