Meskipun terlihat sederhana, mengatur shift kerja karyawan merupakan tantangan penting bagi perusahaan, terutama yang menjalankan operasional lebih dari satu jam kerja atau bahkan 24 jam. Jika tidak dikelola dengan baik, sistem shift dapat menurunkan produktivitas, meningkatkan kelelahan karyawan, hingga memicu ketidakpuasan kerja. Oleh karena itu, memahami cara mengatur shift kerja yang efektif menjadi langkah strategis untuk mendukung kinerja perusahaan secara berkelanjutan.
Apa itu Shift Kerja Karyawan ?
Shift kerja karyawan adalah sistem pengaturan waktu kerja dimana jam kerja dibagi ke dalam beberapa periode tertentu (shift) untuk memastikan operasional perusahaan tetap berjalan sesuai kebutuhan. Sistem ini umumnya diterapkan pada perusahaan yang beroperasi lebih dari 8 jam sehari, termasuk bisnis ritel, manufaktur, rumah sakit, call center, hingga industri logistik. Pembagian shift kerja yang umum digunakan meliputi shift pagi dari pukul 07.00 hingga 15.00, shift siang atau sore dari pukul 15.00 hingga 23.00, serta shift malam yang berlangsung dari pukul 23.00 sampai 07.00. Tentunya pembagian ini dapat disesuaikan dengan jenis usaha, beban kerja, serta kebijakan perusahaan.
Ketentuan Shift Kerja Karyawan Menurut UU
Ketentuan mengenai waktu kerja telah diperbarui melalui Pasal 81 angka 23 Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang (Perppu) Cipta Kerja yang mengubah Pasal 77 Undang-Undang Ketenagakerjaan.
Dalam peraturan tersebut ditegaskan bahwa setiap perusahaan wajib menerapkan waktu kerja maksimal 40 jam per minggu, dengan pembagian 7 jam per hari untuk 6 hari kerja dalam seminggu atau 8 jam per hari untuk 5 hari kerja dalam seminggu. Meski demikian, terdapat pengecualian bagi sektor usaha atau jenis pekerjaan tertentu yang diperbolehkan menerapkan jam kerja lebih pendek atau lebih panjang dari ketentuan tersebut sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Cara Membuat Jadwal Kerja Karyawan
Berikut adalah beberapa langkah strategis dalam cara mengatur shift kerja yang dapat diterapkan oleh perusahaan Anda.
1. Pahami Kebutuhan Karyawan
Memahami kebutuhan karyawan secara mendalam merupakan kunci utama dalam menyusun jadwal kerja yang efektif. Terlebih bagi perusahaan yang menerapkan sistem kerja shift, penjadwalan yang tepat sangat berperan dalam menjaga kenyamanan karyawan tanpa mengorbankan produktivitas kerja. Di sisi lain, pemahaman yang baik terhadap karakter dan kebutuhan bisnis perusahaan juga tidak kalah penting, sehingga jadwal kerja yang diterapkan mampu selaras dengan kepentingan perusahaan maupun karyawan. Dengan keseimbangan tersebut, produktivitas dan pertumbuhan bisnis dapat terus terjaga secara optimal.
2. Ikuti Regulasi Pemerintah
Perusahaan wajib mematuhi regulasi pemerintah dalam menyusun jadwal kerja, baik untuk sistem kerja reguler maupun sistem kerja shift. Selain itu, perusahaan perlu memahami secara menyeluruh ketentuan mengenai perhitungan lembur, khususnya bagi karyawan yang bekerja pada shift tertentu. Sebagai contoh, karyawan yang menjalani shift malam memiliki ketentuan yang berbeda dibandingkan dengan karyawan pada shift biasa, dimana umumnya mereka berhak menerima tunjangan shift malam yang dibayarkan secara rutin setiap bulan.
3. Buat Jadwal Secara Jelas
Salah satu kunci utama dalam menyusun jadwal kerja karyawan yang efektif adalah penjadwalan yang jelas dan terstruktur. Divisi HRD berperan penting dalam memastikan setiap karyawan memahami jadwal kerja mereka dengan baik. Oleh karena itu, jadwal kerja harus diperbarui secara berkala dan disosialisasikan kepada seluruh karyawan guna meminimalkan kesalahpahaman serta meningkatkan kelancaran operasional.
4. Gunakan Software
Untuk mengatur shift kerja karyawan agar lebih efektif dan cepat Anda dapat memanfaatkan aplikasi HR. Dengan dukungan aplikasi digital, proses penjadwalan dapat dilakukan dengan lebih praktis, cepat, dan efisien dibandingkan cara manual.
Tidak hanya itu, penggunaan software HR juga membantu mengurangi risiko kesalahan dalam pengaturan jadwal kerja. Tim HR cukup menyiapkan data karyawan dan menyesuaikannya dengan jam kerja yang telah ditentukan, sementara sistem akan mengelolanya secara otomatis dan akurat.
Presensi.co.id hadir sebagai solusi HRD terpadu yang dirancang untuk mempermudah pengelolaan berbagai aktivitas sumber daya manusia dalam satu platform. Melalui sistem yang terdigitalisasi dan terotomatisasi, seluruh proses HR dapat berjalan lebih efektif dan terkontrol.
Meski demikian, pemilihan software HRD tetap harus disesuaikan dengan kebutuhan dan skala perusahaan. Software yang tepat akan membantu meningkatkan kinerja tim HR sekaligus mendukung produktivitas perusahaan secara keseluruhan. Dengan fitur dan modul yang lengkap, Presensi.co.id menjadi pilihan ideal bagi perusahaan yang ingin mengoptimalkan manajemen SDM secara modern.
