Analisis beban kerja adalah salah satu proses dalam perencanaan SDM perusahaan. Analisis beban kerja, juga dapat dikenal sebagai analisis workload atau suatu proses yang digunakan untuk menghitung dan mengevaluasi beban kerja yang diterima oleh karyawan dalam suatu organisasi.
Beban kerja yang tidak seimbang pada karyawan ini dapat menyebabkan berbagai masalah, seperti stres, kelelahan, dan penurunan produktivitas karyawan. Artikel ini akan membahas pentingnya analisis beban kerja dan langkah-langkah untuk melakukannya dengan efektif. Namun sebelum itu, mari kita pahami lebih dalam terkait pengertian analisis beban dalam pembahasan dibawah ini!
Pengertian Analisis Beban Kerja
Analisis beban kerja atau juga dapat dikenal sebagai workload analysis merupakan sebuah proses yang dilakukan perusahaan untuk dapat memahami dan mengevaluasi seberapa besar tugas atau tanggung jawab yang dimiliki oleh seorang individu, tim, atau departemen dalam suatu organisasi. Beberapa faktor yang menjadi pertimbangan perusahaan ketika menghitung beban kerja karyawan adalah posisi dan juga jabatan karyawan yang bersangkutan di perusahaan.
Analisis beban kerja ini tidak dilakukan tanpa adanya tujuan yang jelas, tujuan dari analisis beban kerja ini sendiri adalah untuk mendapatkan pemahaman yang mendetail terkait perhitungan porsi beban kerja masing-masing karyawan, seperti tentang alokasi waktu, sumber daya, dan juga tenaga kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas tersebut secara lebih efektif dan efisien.
Melalui analisis ini perusahaan dapat memastikan bahwa pekerjaan yang diberikan sesuai dengan kemampuan dan kapasitas tenaga kerja yang tersedia, sehingga hal ini memastikan bahwa beban kerja yang diberikan tidak terlalu berat ataupun berlebihan yang dapat menyebabkan kelelahan atau kekurangan produktivitas. Dengan ini tentunya dapat membantu perusahaan untuk mencapai target bisnis dengan lebih efektif.
Tujuan Utama Analisis Beban Kerja
Analisis beban kerja memiliki beberapa tujuan utama yang sangat penting dalam suatu perusahaan atau organisasi, adapun tujuan utama dari analisis beban kerja adalah seperti dibawah ini:
1. Perencanaan Sumber Daya Manusia
Dengan analisis beban kerja ini membantu dalam menentukan jumlah karyawan yang dibutuhkan, alokasi waktu yang dibutuhkan, penugasan tujuan sesuai, serta mengoptimalkan struktur organisasi untuk mencapai tujuan bisnis yang lebih efektif.
Selain itu nantinya perusahaan juga dapat mengidentifikasi kebutuhan pelatihan atau pengembangan keterampilan tambahan, memastikan ketersediaan peralatan atau perangkat lunak yang diperlukan.
2. Evaluasi Kinerja
Selain itu, adanya analisis beban kerja dalam sebuah perusahaan juga dapat membantu mengevaluasi kinerja individu atau tim dengan berdasarkan standar yang jelas dan objektif. Evaluasi kinerja ini nantinya juga akan menunjukkan berbagai aspek atau kelemahan yang harus diperbaiki untuk meningkatkan produktivitas kerja.
3. Mengurangi Stres dan Meningkatkan Kesejahteraan Karyawan
Tujuan utama dari analisis beban kerja karyawan yang terakhir adalah membantu dalam mengurangi beban kerja yang berlebihan pada karyawan dan meningkatkan kesejahteraan karyawan dengan cara mengoptimalkan penugasan tugas dan mengurangi stres pada karyawan.
Metode Analisis Beban Kerja
Melakukan analisis beban kerja dalam sebuah perusahaan perlu dilakukan dengan cara yang tepat agar mendapatkan hasil yang optimal.
1. Metode Observasi
Metode analisis beban kerja yang pertama adalah dengan menggunakan metode observasi. Metode ini telah banyak digunakan oleh berbagai perusahaan sebagai metode untuk mempertimbangkan kenaikan jabatan. Dengan metode ini membantu perusahaan untuk dapat melihat secara langsung bagaimana sistem kinerja pada karyawan. Sehingga nantinya jika ditemukan masalah mengenai beban kerja maka Hr dapat langsung mencari solusi dengan secepat mungkin.
2. Metode Wawancara
Metode ini dilakukan dengan memberikan pertanyaan yang sebelumnya telah disusun, kemudian akan ditanyakan langsung kepada karyawan. Pada umumnya penggunaan metode ini akan memberikan hasil yang valid serta memberikan kemudahan pada HR dalam mengambil kesimpulan dari pertanyaan karyawan. Tujuan metode ini sendiri adalah untuk mengetahui secara ;langsung beban kerja yang dimiliki oleh setiap karyawan.
3. Metode Pertanyaan
Dalam metode ini nantinya anda perlu menyusun beberapa pertanyaan yang sesuai dengan topik yang ingin dibahas. Pertanyaan yang dibuat ini dapat anda buat secara mendetail maupun hanya mencantumkan poin -poin yang akan dibahas saja. Pertanyaan ini dapat berisi mengenai uraian tugas setiap karyawan atau pegawai atau pemegang jabatan dalam perusahan. Namun perlu diingat, bahwa daftar pertanyaan juga harus disesuaikan dengan hasil dari analisis jabatan.
Cara Menghitung Analisis Beban Kerja
Setelah mengetahui metode yang dapat dilakukan untuk analisis beban kerja, selanjutnya anda juga perlu mengetahui cara yang benar untuk menghitung beban kerja. Dengan melakukan perhitungan ini nantinya juga akan membantu perusahaan untuk dapat mengetahui beberapa volume kerja serta beban kerja yang sebaiknya dilakukan oleh setiap karyawan.
SEbelum lebih jauh menghitung beban kerja, disini perusahaan juga perlu mengetahui jam kerja efektif karyawan. Berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 175/PMK. 01/2016, jam efektif dari setiap karyawan adalah 6 jam 25 menit setiap harinya.
Jumlah jam efektif tersebut didapatkan setelah mengurangi dengan waktu yang digunakan untuk kepentingan karyawan lainya seperti beristirahat untuk makan dan juga waktu yang dibutuhkan karyawan untuk ke kamar mandi.
Setelah mengetahui jam efektif karyawan per harinya maka selanjutnya perusahaan juga perlu menghitung isi kerja. Untuk melakukan perhitungan tersebut, anda dapat mengelola data yang didapatkan dari unit pelaksanaan dengan menggunakan rumus berikut ini:
Isi kerja = Beban kerja x Waktu
Setelah menyelesaikan perhitungan isi kerja untuk seluruh produk, anda dapat menjumlahkan untuk mendapatkan isi kerja jabatan dan isi kerja unit dengan menggunakan OJ atau satuan orang jam. Ada empat waktu kerja yang dianggap efektif: per hari, per minggu, per bulan dan juga per tahun.
Optimalkan Produktivitas Kerja dengan Software HRD dari Presensi.co.id
Dalam mengoptimalkan pengelolaan sumber daya manusia, tentunya anda perlu melakukan analisis beban kerja karyawan dengan benar. Untuk mempermudah mendapatkan data analisis kinerja karyawan dalam perusahaan anda maka disini anda dapat memanfaatkan aplikasi Presensi.co.id.
Dengan aplikasi Presensi.co.id anda dapat dengan mudah melakukan analisis waktu kerja karyawan setiap hari, minggu, bulan, dan juga tahunan. Dengan berbagai fitur dalam Presensi.co.id memungkinkan anda untuk mendapatkan wawasan yang mendalam tentang kinerja karyawan anda.
Selain mendapatkan rekap data kehadiran karyawan yang lebih akurat, Presensi juga memiliki berbagai fitur lainya, seperti kunjungan sales, pengajuan lembur, pengajuan izin/cuti, reimbursement, kasbon tugas hingga perhitungan payroll karyawan secara otomatis.
Dengan semua kemudahan ini, pastinya nantinya dapat sangat menguntungkan HR dalam menjalankan tugasnya. Sehingga nantinya HR dapat bisa lebih fokus terhadap tugas yang lebih penting seperti analisis beban kerja dalam perusahaan ataupun tugas penting lainya. Jadi tunggu apa lagi? daftarkan perusahaan anda sekarang juga dan dapatkan kemudahan dalam pengelolaan karyawan!
